Í listum í kerfinu er til staðar sú virkni að þegar nafn er valið og smellt á Ctrl+M opnast gluggi þar sem hægt er að skrifa minnispunkta varðandi viðkomandi starfsmann. Einnig er hægt að stilla minnisatriðið þannig að send verði áminning á þann aðila sem skráði minnispunktinn og tekinn frá tími í dagatali ef tímamörk eru á að notandi klári verkefni er varða viðkomandi starfsmann. Einungis sá sem skráir minnispunktinn sér hann. Hann getur breytt minnispunktinum og bætt við fleiri minnispunktumeða eytt honum.
Yfirlit skráðra minnispunkta er svo aðgengilegt í Stofni:
- Laun: Til að opna fyrir fá yfirlit yfir alla minnispunkta í Laun flipanum, gefðu fullan aðgang sem skráðir hafa verið í kerfið er gefðinn aðgangur að einingu salary0100 - Laun - Stofn - Minnismiðar Ctrl MTil að opna fyrir yfirlit minnispunkta í Stjórnun flipanum, gefðu fullan aðgang M - ATH að sá sem er með þessa einingu sér ALLA minnispunkta sem hafa verið skráðir í kerfið. Eftir apríl uppfærsluna 2022 eru minnispunktar starfsmanns sem skráðir eru með kennitölu eða starfsnúmer í reitinn "Númer" aðgengilegir í gegnum "Skrá tíma og laun skjámyndina".
- Stjórnun: Til að fá yfirlit "Mína minnispunkta" í Stjórnun er gefin aðgangur að einingu hrm0100 - Stjórnun - Stofn - Minnismiðar Ctrl M (til að einingin virki þarf einnig að fá aðgang að Stofni undir Stjórnun þarf notandi að hafa á sér eininguna með einingunni hrm0005)
| Table of Contents |
|---|
...
Hér á eftir fara leiðbeiningar um það hvernig skrá má minnispunkta á einstaklinga:
Einstaklingurinn Einstaklingurinn sem á að skrifa minnispunkta vegna er valinn og smellt á Ctrl+M. Gluggi opnast þar sem skrifa má minnispunkt, sjá dæmi hér að neðan:
- Hægt er að stilla tímamörk vegna viðkomandi minnispunktar. Þá er hakað í "Athuga fyrir dags." og smellt á píluna við hlið tímasetningarinnar og valin sú tímasetning sem viðkomandi minnispunkti skal vera lokið fyrir.
- Þá má einnig haka í "Senda áminningu í tölvupósti". Þá fær notandinn sendan viðburð í dagatalið sitt sem mun svo minna á punktinn á valinni tímasetningu. Hér má sjá dæmi um áminningu sem notandi fær:
- Hér má sjá dæmi um það þegar fleiri en einn minnispunktur hafa verið skráðir á einstakling og smellt er á Ctrl+M:
...
Umsjónaraðili kerfisins gefur aðgang að virkninni fyrir persónuvernd, en nálgast má virknina á Laun eða Stjórnun flipanum í H3+.
- Til að opna fyrir virknina á Laun flipanum, gefðu fullan aðgang að einingu gdpr1001 - GDPR H3 Laun
- Til að opna fyrir virknina á Stjórnun flipanum, gefðu fullan aðgang að einingu gdpr1101 - GDPR H3 Mannauður
Til að sækja upplýsingar starfsmanns er smellt á hnappinn Persónuvernd. Þá opnast gluggi þar sem slá má inn kennitölu þess starfsmanns sem um ræðir og smellt á Leita. Undir liðnum Annað má finna Minnispunktana:
Í listanum er hægt að haka við einstaka liði, eða alla, og mun valið endurvarpast í gögnunum sem afhent eru. Loks eru gögnin tekin út í Excel eða Json skjal með því að smella á viðkomandi hnappa. H3 birtir þá glugga þar sem skráð er nafn skjalsins og hvar á að vista það.
ATH. Við mælum eindregið með að velja vel hver fær aðgang að virkninni fyrir persónuvernd, þar sem með þessum aðgangi sér notandinn öll gögn starfsmannsins frá upphafi, jafnvel þó þeim hafi verið eytt úr H3.