Þó svo að áramótavinnslan sé í raun frekar einfalt ferli hefur það löngum sýnt sig að jafnvel einfaldir hlutir geta sýnst ákaflega erfiðir geri maður þá aðeins einu sinni á ári. Með það í huga höfum við sett upp eftirfarandi leiðbeiningar notendum til aðstoðar.
Rétt er að benda á að ef einhverjir launþegar eru með greiðslutíðnina "Fyrirfram" og iðgjald/mótframlag í stéttarfélag á að breytast frá 1. janúar mælum við með að þeir séu ekki hafðir með í áramótaútborgun heldur skráðir í útborgun 002 á nýju ári. Ekki er hægt að stofna útborgun 002 á nýju ári fyrr en búið er að uppfæra áramótaútborgun.
Áður en þú byrjar skaltu tryggja að búið sé að setja inn allar kerfisuppfærslur.
1. Laun / Mánuðir
Það þarf að stofna janúar á nýju ári
Þegar útborgunin er stofnuð þarf að merkja hana sérstaklega svo að launakerfið viti að um áramót sé að ræða.
Í Laun/Útborganir undir “Tegund” er valin “Áramótaútborgun” .
Færsludagurinn er settur 01.01.á nýju ári.
Útborgunardagurinn skiptir ekki máli varðandi vinnsluna sjálfa þannig að þar setjum við greiðsludag launa.
3. Það þarf að setja mánuð á útborgunina
3.1. ) Ef allir launamenn eru á eftirágreiddum launum:
- Desember yfirstandandi árs
3.2. ) Ef allir launamenn eru á fyrirframgreiddum launum:
- Janúar næsta árs
3.3. ) Bæði fyrirfram og eftirágreiddir:
- Desember yfirstandandi árs og Janúar næsta árs
3.4. ) Ef síðustu útborgun ársins er þegar lokið og tegund hennar var höfð "Venjuleg"
- Desember yfirstandandi árs
- Uppfæra útborgunina tóma
Ef þú ert með eftirágreidda og fyrirframgreidda launamenn og stofnupplýsingar s.s. gjöld í stéttarfélög eiga að breytast um áramót þarftu að hafa 2 útborganir.
Þú stofnar útborgun fyrir janúar í næsta skrefi þegar þú ert búin að loka útborgun fyrir desember í þessu skrefi.
3.5) Laun fyrir desember:
- Stofna útborgun - Tegund “Áramótaútborgun”
- Færsludagsetning 01.01. á nýju ári
- Mánuður - síðasti mánuður yfirstandandi árs
- Staðfesta fasta liði, fyrir "Eftirá" greidda launamenn
3.6) Laun fyrir janúar:
- Stofna útborgun, ath að númer hennar sé 2021002 - Tegund “Venjuleg”
- Færsludagsetning 01.01.2021
- Mánuður 2021-01
- Breyta stofnupplýsingum, s.s. stéttarfélögum og lífeyrissjóðum ef við á
- Staðfesta fasta liði, þar sem tegundin er 0
4. Staðgreiðsla - breyting á skatthlutföllum
Ef breytingar verða á staðgreiðslu þarf að breyta skatthlutföllum. Það er gert í valmyndinni Stofn / Skatthlutföll. Stofnuð er ný færsla fyrir skatthlutföll nýs árs. Ýtt er á Insert og settur inn gildistími mm.yyyy og nýjar upplýsingar settar inn. Hafi upplýsingar ekki borist frá skattstjóra þegar byrjað er að færa laun þá þarf að endurreikna öll laun eftir að búið er að setja inn skatthlutföllin fyrir nýja árið. Nálgast má upplýsingar vegna staðgreiðslu á vef Ríkisskattstjóra.
5. Launaskráning
Launin eru skráð á hefðbundinn hátt. Allar færslur sem eru skráðar eða lesnar inn í áramótaútborgun án dagsetningar fara sjálfkrafa á desember. Við uppfærslu stofnast nýja árið og útborgun 001 verður til, þangað stýrast þær færslur sem hafa frádag 01.01. á nýju ári.
Allur flutningur á safnfærslum á milli ára er sjálfvirkur.
Villuhætta:
Ef "Tímabil" í föstum liðum er ekki rétt þá fara færslurnar á ranga dagsetningu. Til þess að koma í veg fyrir þetta má fara í Stofn/Starfsmenn/Fastir liðir og bera saman tímabil og greiðslutíðni. -1 er fyrir eftirágreidda liði, 0 er fyrir það sem er fyrirframgreitt.
6. Endurreikna og stemma af
Fyrir afstemmingar þarf að endurreikna launin. Það er gert í Laun / Endurreikna.
Þegar fyrirtækjalistinn er tekinn út þá er sett "Já" í reitinn "Sundurliða á tímabil" við það skiptast færslurnar á tímabilin desember og janúar. Ef enginn er með greiðslutíðnina "Fyrirfram" á ekkert að koma á janúar í listanum.
Við minnum á að fara vel yfir allar skýrslur og fyrirspurnir undir Laun/Afstemming/Skýrslur og Laun/Afstemming/Fyrirspurnir.
7. Uppfæra laun
Áður en launin eru uppfærð þarf að tryggja það að "Athugasemdir" neðst á skjánum séu sýnilegar, í þann glugga koma athugasemdir og villur ef einhverjar eru. Athugasemdirnar þarf að lesa lið fyrir lið.
Til að uppfæra launin er farið í Laun/Uppfæra.
Uppfærslan tekur stuttan tíma, hins vegar getur það komið upp að villugluggi/athugasemdagluggi falli á bak við og sé því ósýnilegur. Alt+Tab kallar hann fram.
Eftir uppfærslu áramóta útborgunar.
Ef það þarf að bæta við útborgun á eldra ári eftir uppfærslu áramótaútborgunar þá þarf að hafa síðustu útborgun eldra árs valda í valmyndastikunni til að númerið verði rétt í Laun / Útborganir.