Notkun á forsniðinum skjölum

Notkun á forsniðinum skjölum í H3 +

Nokkrir möguleikar eru til að vinna með forsniðin skjöl:

Taka út skjal án þess að vista í skjalaskáp með upplýsingar úr öllum störfum starfsmanns
Taka út forsniðið skjal með upplýsingum úr öllum störfum starfsmanns, gera breytingar og vista beint í skjalaskáp
Gera breytingar á skjali í skjalaskáp
Taka út skjal fyrir tilekið starf - Mynda fyrir starfsmann

1. Að taka út forsniðið skjal án þess að vista í skjalaskáp

Stjórnun > Mannauður > velja einstakling >
Í borðanum hægra megin undir Aðgerðir má finna forsniðin skjöl.
Til að opna t.d. ferilskrá er smellt á Word táknið. (Þegar músinni er rennt yfir táknið stendur Mynda). Skjalið opnasta í word án þess að vistast í skjalaskáp.

2. Að taka út forsniðið skjal, gera breytingar og vista beint í skjalaskáp:

Stjórnun > Mannauður > velja einstakling >
Smellt er á Word táknið með grænu örinni og þá bæði opnast skjalið á skjánum en vistast einnig í skjalaskápnum þegar skjalinu er lokað. (þegar músinni er rennt yfir táknið stendur mynda sem viðhengi).

Ef þörf er á að gera breytingar er það hægt áður en skjalinu er lokað.
Til að staðfesta vistun í skjalaskáp og/eða staðfesta breytingar á skjali þarf að fara
í litlu örina hægri megin við heiti skjalins og smella á vista inn breytingar (hvort sem einhverju var breytt eða ekki) og þá er skjalið aðgengilegt í skjalaskápnum.
Til að sjá skjalið með breytingum er smellt á heiti skjalsins í skjalaskáp.

3. Að gera breytingar á skjali í skjalaskáp:

Stjórnun > Mannauður > velja einstakling
Finna skjalið sem þarfnast breytinga í skjalaskápnum (undir Viðhengi hægra megin)
Smella á litlu örin hægra megin við heitið og velja „Taka til breytinga“ og þá birtist græn ör við word táknið.

Gera breytingar, vista skjalið og loka því.
Smella aftur á litlu örina við hægra megin við heitið og velja „Vista inn breytingar“ og þá hverfur græna örin.

4. Að taka út upplýsingar fyrir tiltekið starf - Mynda fyrir starfsmann

Fyrir starfsmenn sem eru í fleira en einu starf hefur verið bætt möguleika að taka út forsnið og sækja einungis upplýsingar í tiltekið starf. Smellt er á litlu örina og valið Mynda fyrir starfsmann.

Þegar taka út forsnið t.d. ráðningasamning fyrir tiltekið starfs sem starfsmaður gegnir þá er farið í Mannauður og starfsmaður valinn. Undir Forsnið í borðanum hægra megin er hægt að smella á litlu örina hjá wordmerkinu og velja möguleikann Mynda fyrir starfsmann. Þetta verður til þess að einungis er sóttar upplýsingar sem tilheyra því starfi.

Dæmi:

Hér má sjá að Trausti Magnússon gegnir tveimur störfum sbr. númerin í dálkinum Starfsmaður.

Starf 1 er forritari, en starf 2 er stjórnarmaður.

Í svona tilviki er hægt að smella á þá færslu sem ætlunin er að sækja upplýsingar úr og nota þá möguleikann Mynda fyrir starfsmann.