Að búa til forsniðið skjal

Forsniðin sniðmát gera notandanum kleift að kalla fram ýmis gögn sem skráð hafa verið í kerfið og birta í einu skjali. Ráðningarsamningur er dæmigert forsniðið skjal þar sem ýmsar upplýsingar svo sem nafn, kennitala, heimilisfang, fyrsti starfsdagur, deild, starfsheiti og fleiri gögn um tiltekinn starfsmann, eru kölluð fram á einfaldan hátt.

(Athugaðu að í H3 er einnig að finna aðra virkni, Eyðublöð, sem er frekar ætluð til innsláttar á gögnum. Starfsmannasamtal er dæmigert eyðublað.)

Þegar nýtt forsniðið sniðmát er búið til, þarf að byrja á að setja breytur inn í Word skjalið sem nota á. Sniðmátið er síðan sett inn í H3 og þá er hægt að framkalla sniðmátið útfyllt með upplýsingum um ákveðinn einstakling eða hóp einstaklinga. Gerð er krafa um Word 2007 eða nýrra, eldri útgáfur virka ekki. Öll sniðmát í forsniðnum skjölum verða því að hafa endinguna .docx.

Í H3 stjórnun – má finna valmyndina Forsniðin skjöl

Open

Tegund skjals

Áður en forsniðið skjal er útbúið þarf að vera búið að stofna tegund skjals sem er í raun mappa sem heldur utan um forsniðið.

Open

Hægt er t.d. að vera með tegund skjals sem heitir Forsniðin sniðmát og geyma öll forsnið þar.

Einnig er hægt að vera með tegund skjals sem héti Ráðningasamningar. Þeirri tegund gætu tilheyrt nokkur mismunandi sniðmát, t.d. Ráðningasamningur-lausráðning, Ráðningasamningur - fastráðning og Ráðningasamningur - sumarstarfsmenn.

Færsla fyrir forsniðið skjal

Þegar smellt er á valmyndina Forsniðin skjöl  þá opnast listi yfir þau forsnið sem til eru fyrir.

Búin er til ný færsla með því að smella á blaðsíðutákni, ef stofna á færslu fyrir nýtt forsnið.

Þegar ný færsla er búin til fyrir forsniðið skjal, þarf að fylla út reitina Númer og Heiti.

Velja þarf tegund skjals eftir því í hvaða möppu forsniði á að vera geymt.

Í dálkinum tungumál er hægt að velja á hvað tungumáli upplýsingarnar eiga að birtast. Athugið að þá þurfa gögnin að vera til í kerfinu á því tungumáli.

Í Grunntafla skal velja Mannauður ef upplýsingarnar sem sóttar eru í kerfið koma úr H3 Mannauði. Ef valið er Ráðningar þá koma upplýsingarnar úr ráðningahlutanum og ef valið er Atburðir þá koma þær úr Fræðsla-Atburðir

Reiturinn Virkt sniðmát fyllist út þegar word-skjalið sem inniheldur breyturnar hefur verið hengt á færsluna. Sjá nánari útskýringu hér neðar.

Word skjal með breytum útbúið

Eins og áður segir eru forsniðin skjöl, eins og t.d. ráðningarsamningar, útbúnir í Word. Þegar búið er að stofna færslu fyrir skjalið í Forsniðin skjöl þarf að setja breyturnar inn í wordskjalið áður en það er hengt inn í færsluna.

Það er gert með því að velja Aðgerðir - Breytur í skjöl. Þá opnast ferill hægra megin með breytunum. Best er að minnka skjámyndina og hafa Word-skjalið, sem nota á, opið við hliðina á skjámyndinni.

Í efri hluta ferilsins, undir Veljið skjámynd, er viðkomandi flokkur valinn (t.d. Mannauður eða Menntun). Í miðju ferilsins er svo hægt að velja hvernig upplýsingarnar eiga að birtast í Word-skjalinu (Málsgrein, Tafla, Listi, Fyrirsögn). Athugið að allar töflubreytur verða að vera í töflum í Word, annars virka þær ekki.

Til að sækja breytu er smellt á hana og þá afritast hún í minni tölvunnar. Þá er hægt að líma hana inn í Word-skjalið með því að hægrismella á réttum stað í skjalinu og velja Paste, eða velja Ctrl+V. Þegar búið er að líma breytuna inn í skjalið þá birtist hún t.d. svona: <<Nafn>>. Breytur fyrir töflu eru með (T) í forskeyti, breytur fyrir lista eru með (L) í forskeyti. Þegar sniðmátið er tilbúið er það vistað og því lokað.

Til þess að hengja skjalið við færsluna sem búin var til í upphafi er einfaldast að draga skjalið og sleppa því ofan á skráningarmyndina. Þá opnast gluggi sem fylla skal út í og vista. Athugaðu að skjalið má ekki vera opið þegar það er dregið yfir. Hægt er að skrifa texta í reitinn Lýsing ef þörf er á. Í flettilistanum í reitnum Tegund er valin skúffan sem skjalið á að vistast í.

Töflubreytur

Ef gögnin eiga að birtast í töflum, þarf að nota töflubreytur sem eru auðkenndar með forskeytinu (T). Ef slík breyta er notuð, mun kerfið stofna nýja línur í töfluna eftir þeim fjölda færslna sem fundust. Eftirfarandi þarf að passa þegar töflubreytur eru notaðar:

• Að neðsta línan í töflunni innihaldi breytur í öllum reitum.

• Að í töflunni séu ekki bæði listabreytur (L) og töflubreytur (T).

• Að breyturnar í sömu töflunni séu allar sóttar úr sama hluta H3, það má t.d. ekki sækja eina breytu úr Fræðslu og aðra úr Menntun.

Dæmi um notkun á töflum:

Þetta gæti útfyllt litið svona út:

Listabreytur

Listabreytur eru hugsaðir fyrir upptalningu á einu gildi með kommu á milli. Dæmi um notkun á listabreytum:

• Fagfélög: <<(L)Fagfélag>>

Gæti litið svona út:

• Fagfélög: Félag viðskipta- og hagfræðinga, Félag tölvunarfræðinga, Félag verkfræðinga

Athugið að ef tvær listabreytur eru hafðar saman, eru upplýsingarnar fyrir fyrri breytuna alltaf settar inn áður en byrjað er að setja inn upplýsingar fyrir næstu breytu.

• Hlutir í vörslu: <<(L)Tegund hlutar>>

• Flokkur hlutar: <<(L)Flokkur hlutar>>

Gæti litið svona út:

• Hlutir í vörslu: Farsími, Aðgangskort, Lykill að höfuðstöðvum, Fartölva

• Flokkur hluta: Tól og tæki, Aðgangur, Aðgangur, Tól og tæki