Uppsetning á gögnum er í eftirfarandi skrefum

1. Uppsetning yfirviðmiða

H3 - Laun - Jafnlaunagögn - Stigagjöf - Yfirviðmið

Skráningin þarf að vera eftirfarandi:

• Númer: Skrifa inn númer á yfirviðmiði. Gott er að setja upp númerakerfi þannig að auðvelt sé að þekkja í sundur viðmiðin svo sem 1000 fyrir fyrsta flokkinn og 2000 fyrir næsta og svo koll af kolli.
• Nafn: Setja inn nafn á yfirviðmiði.
• Tegund: Hér eru í boði þrír möguleikar:
  1. Starfaflokkun: Þegar þetta gildi er valið þá munu öll undirviðmið sem eru tengd viðkomandi yfirflokki birtast í starfaflokkun en ekki í starfsmanni. Gildi með þessa merkingu mynda stofn til stiga í jafnlaunateningi.
  2. Starfsmaður: Veldur því að undirviðmið sem eru tengd við þetta yfirviðmið verða bara aðgengileg í starfsmanni. Gildi með þessa merkingu mynda stofn til stiga í jafnlaunateningi.
  3. Ekki reiknað: Veldur því að undirviðmið sem eru tengd við þetta yfirviðmið verða bara aðgengileg í starfsmanni. Gildi með þessa merkingu mynda EKKI stofn til stiga í jafnlaunateningi. Þá tegund er hægt að velja ef notandi vill skrá upplýsingar um starfsmann án þess að þær hafi áhrif á stigin. 
• Staða: Sjálfkrafa kemur „virk“. Ef yfirviðmið er gert óvirkt þá hverfur það og allt tengt því úr listum bæði á starfaflokki sem og á starfsmanni.
• Lýsing: Hér er hægt að bæta við lýsingu eða athugasemdum.

2. Uppsetning undirviðmiða og tenging við yfirviðmið

H3 - Laun - Jafnlaunagögn - Stigagjöf - Undirviðmið

Í undirviðmiðum eru kröfur og þrep sett upp. Að því loknu eru undirviðmiðin sett á starfaflokka og/eða starfsmenn.

Þegar smellt er á undirviðmið opnast þessi gluggi:

Skráning er eftirfarandi:

• Númer: Skrifa inn númer á undirviðmiði.
• Nafn: Setja inn nafn á undirviðmiði.
• Yfirviðmið: Tengja við yfirviðmið
• Tegund: Kemur sjálfkrafa þegar yfirviðmið er valið.
• Staða: Segir til um hvort viðkomandi gildi sé virkt eða óvikt. Óvirkar færslur koma ekki fram í valmyndum.
• Lýsing: Hér er hægt að bæta við lýsingu eða athugasemdum.

Neðri partur gluggans:

• Þrep: Hér er hægt að setja annað hvort inn tölustafi eða texta. Þessi stærð er ekki reiknuð í jafnlaunateningi. Ekki er nauðsynlegt að þrep séu sett inn einkvæm.
• Gildi: Hér er hægt að setja inn tölugildi á þrepi. Þessar tölur mynda síðan stofn til útreiknings á heildarstöðu yfirflokks, starfs og starfsmann
• Lýsing: Hér er hægt að bæta við lýsingu eða athugasemdum.

3. Uppsetning starfaflokka og skráning á kröfum á störfin

H3 Laun-Jafnlaunagögn-Starfaflokkar-Starfaflokkar

Upplýsingar vegna jafnlaunavottunar eru skráðar inn hér undir Starfaflokkar; hér eru sem sagt Starfaflokkar stofnaðir og þær kröfur sem gerðar eru til starfa. Skráningin er eftirfarandi:

• Númer: Skrá númer á starfaflokkinn.
• Heiti: Skrá heiti á starfaflokkinn.
• Flokkur: Velja flokk starfaflokkunar ef ætlunin er að nota það en ekki er nauðsynlegt að nota flokka (sjá leiðbeiningar meðar um stofnun flokka).
• Starfsmat: Hér er valið það starfsmatkerfi sem við á, sjá nánar um starfsmat. 
• Staða: Segir til um hvort viðkomandi atriði sé virkt eða óvirk.
• Annað: Hér er hægt að skrá inn athugasemdir.

Undir- og yfirviðmiðataflan er tímaháð þannig að í teningi er hægt að sjá hvaða viðmið voru í gildi á ákveðnum tíma. Til þess að það sé hægt verður því að skrá nýjan gildistíma ef taflan breytist.

Til þess að skrá í töfluna þá er:

1. Smellt á plúsinn við Frá / Til.

2. Ef ekki er vitað hvað færslan á að gilda lengi þá þarf bara að skrá mánuð og ár í reitinn Frá. Dagsetningar er hægt að slá inn á forminu ddmmáá eða dd.mm.áá. Frá dagsetningin er fyrsti dagur valins mánaðar og Til dagsetningin verður lokadagsetning hvers mánaðar.

3. Smellt á Vista

4.  Smella á plúsinn í töflunni við hliðina til að bæta við nýrri línu.

5. Velja þarf úr stjörnumerktum reitum; Yfirviðmið, Undirviðmið og Númer þreps. Úr reitnum Númer þreps er valið þrep og gildi. 

6. Hægt er að sækja inn reit sem heitir Skýring og skrá þar t.d. ef breytingar verða á viðmiði/mati

7. Smellt á Vista

Flokkar starfaflokka

Laun-Jafnlaunagögn-Starfaflokkar-Flokkar starfaflokka

Hægt er að stofna yfirflokka starfaflokka en það er ekki nauðsynlegt. Fyrir þá sem vilja nýta það þá er smellt á Flokkar starfaflokka og eftirfarandi fyllt út:

• Númer: Setja inn númer á flokkinn.
• Heiti: Skrá heiti á flokkinn.
• Staða: Segir til um hvort viðkomandi gildi sé virkt eða óvirkt.
• Annað: Hér er hægt að bæta við lýsingu eða athugasemdum.

4. Tenging starfaflokka við störfin

Tengja þarf starfaflokka við þá starfsmenn sem við á. Á skjámyndinni Laun-Starfsmenn er reiturinn Starfaflokkur og þar má skrá skal starfaflokk fyrir viðkomandi starfsmann.

Skrá þarf starfaflokk í gegnum tímarvíddarfærslu. Annað hvort velja opna tímavídd og skrá þar inn ef starfaflokkur á að taka gildi frá sömu dagsetningu og er í þeirri tímavíddarfærslu. Ef starfaflokkurinn á að vera frá annari dagsetningu þarf að stofna nýja tímavídd og velja inn starfaflokk líkt og sýnt á myndum hér.

Ef skrá á starfaflokk á marga starfsmenn í einu er best að byrja á að sía listann þannig að hann innihaldi starfsmenn sem eiga að fá sama flokk, til dæmis eftir starfsheiti. Því næst þarf að velja alla starfsmennina í listanum með því að smella á efsta í listanum, halda shift takkanum niðri og smella á neðsta og þá eru allir starfsmenn valdir.

Undir Aðgerðir í borðanum hægra megin er hægt að smella á stofna tímavídd:

Þá opnast skráningarmynd þar sem valin er dagsetning tímavíddarfærslunnar og starfaflokkur fyrir valinn hóp og þannig hægt að fylla út fyrir marga í einu.

5. Starfaflokkar starfsmanna

Þegar búið er að raða starfsmönnum í starfaflokka, birtast upplýsingar um það á starfsmannaspjöldunum (Starfsmenn > Jafnlaunaskráning). 

6. Stigagjöf starfaflokks birt í Starfsmönnum

Hægt er að birta upplýsingar um stigagjöf viðkomandi starfaflokks á starfsmannaspjöldunum (Starfsmenn > Jafnlaunaskráning). 

Til þess að birta þennan glugga, þarf fyrst að fara í Laun > Stofn > Stillir > Stillingar og velja Stigagjöf í flettilistanum hægra megin við „Sýna jafnlaunagildi fyrir röðun eða stigagjöf í jafnlaunaskráningu starfsmanns“.

Forsenda þess að gildi birtist í reitnum á spjöldum starfsmanna er að verðmætamat hafi verið skráð á alla starfaflokkana sem notaðir eru.

Hér má til dæmis sjá starfaflokk („Forritarar“ sbr. Fanney) í kerfi þar sem stigagjöfin er notuð. Samanlagður stigafjöldi allra gilda á starfaflokknum er 280 eins og birtist á starfsmannaspjaldi Fanneyjar:

7. Að setja persónubundin viðmið á starfsmenn

Til þess að setja persónubundin viðmið á starfsmenn er farið í Laun-Starfsmenn og þar má finna flipann Jafnlaunaskráning sem skrá má færslu í (athugið að + til að bæta við færslu gæti verið mjög neðarlega í skjámyndinni þannig að þurfi að skrolla niður til að finna plúsinn).

Hér er hægt að velja inn yfir- og undirviðmið og þrep. Þessi tafla er ekki tímaháð þannig að með því að eyða úr töflunni eða bæta við þá breytast þær upplýsingar í teningi.

Hér mætti því skrá þau viðmið sem útskýra að starfsmaðurinn hafi önnur laun en aðrir starfsmenn í sama starfaflokki til dæmis sérstök lagni við þjónustu við viðskiptavini, sérhæfð þekking eða annað slíkt.

Skilgreining á yfirviðmiðum þeirra undirviðmiða sem skráð eru hér ákvarðar hvort persónubundin viðmið teljist með í jafnlaunavottun eða ekki, út frá því hvað skráð var í reitnum Tegund:

• Ef yfirviðmið var merkt tegundinni Starfsmaður þá reiknast talan í dálkinum Gildi með heildarstigafjölda í jafnlaunateningi
• Ef yfirviðmið var merkt tegundinni Reiknast ekki mun Gildi ekki reiknast með í heildarstigafjölda í jafnlaunateningi.
• Yfirviðmið sem merkt eru tegundinni Starfaflokkun eru ekki aðgengileg hér.