Til þess að geta nýtt sér verkborðið verða fyrirtæki að vera með H3 Mannauð og nota MSSQL gagnagrunn.

Verkborð auðveldar notendum yfirsýn yfir stöðu mannauðsmála. Þar er hægt að úthluta verkefnum til stjórnenda, t.d. vegna nýráðninga starfsmanna. í Verkborði geta stjórnendur haft yfirsýn yfir starfsmenn, ráðningar, eyðublöð og lykilmælikvarða. Opna þarf aðgang til þess að stjórnendur geti séð verkborðið.

Verkborðið skiptist í 5 hluta:

• Mælikvarða
• Verkefnalista 
• Stöðu eyðublaða
• Ráðningar
• Afmælisbörn

Hvern hluta þarf að stilla í byrjun áður en hafist er handa við að nota verkborðið.

Mælikvarðar

Búið er að setja upp 15 mælikvarða sem reikna ýmsar stærðir sem birtast á flísum á verkborðinu. Hver mælikvarði er skilgreindur sérstaklega.

Ekki er hægt að færa flísarnar til en mögulegt er að breyta hvað hver flís sýnir með því að smella á táknið í hægra horninu á hverri flís. Þá birtist listi með öllum mælikvörðum sem eru í boði og þarf einungis að velja nýjan.

Í fræðslumælikvörðunum "Komið á tíma" og "Runnið út" er hægt að smella á niðurstöður mælikvarðanna og þá opnast Þekkingaryfirlit með þeim starfsmönnum sem viðkomandi hefur aðgang að.

Allir mælikvarðar sýna núverandi stöðu í kerfinu miðað við gefnar forsendur.

Stilling á mælikvörðum

Farið er í Stjórnun, smellt á Mælikvarðar og þá opnast listi með öllum þeim mælikvörðum sem eru í boði.

Til þess að stilla mælikvarðana af er farið í hvern og einn og hann stilltur. Mælikvarðarnir eru byggðir þannig upp að þeir telja með þau atriði sem hakað er í hverju sinni.

Uppsetningin er einföld:

• Fara inn í mælikvarða og tvísmella á línu sem á að vinna með.
• Taka hakið úr þeim atriðum sem ekki á að telja með eða tímabil valin.
• Fara neðst og smella á vista og reikna hnappinn

Verkefnalisti

Verkefnalistinn er hugsaður til þess að halda utan um þau verkefni sem verða til þegar starfsmenn eru ráðnir, breyting verður á starfi eða við starfslok. Hvert fyrirtæki getur útbúið eigin verkefnalista eða notað þá sem fylgja með kerfinu. Hægt er að úthluta verkefnum til ákveðinna starfsmanna eða stjórnenda.

Með kerfinu fylgja fjórir listar:

• Breytt staða á umsókn
• Nýráðning
• Breyting á starfi
• Starfslok

Mismunandi verkefni eru undir hverjum lista fyrir sig.

Mögulegt er að virkja listana á fjórum stöðum:

1. Ráðningabeiðni er sett í staðlaða stöðu 37 - Ráðning.
2. VIð flutning á starfsmanni úr ráðningakerfinu yfir í laun og mannauð.
3. VIð breytingu á deild, starfsheiti eða stöðu starfs í Windows client.
4. Með því að smella á "Verkferlar".

Uppsetning á verkefnalistum; Verkferlar - Tegundir - Form beiðni

Verkefnalistarnir skiptast í flokka og tegundir. Flokkarnir eru verkefnalistarnir og við þá eru tegundirnar tengdar sem eru þá ákveðin verkefni á listanum.

Flokkar:

Til þess að stofna lista er farið í Stjórnun - smellt á örina í Verkferlar og smellt á Flokkar. Þá opnast skjámynd sem sýnir alla þá lista sem til eru í kerfinu.

Þegar smellt hefur verið á auðu blaðsíðuna kemur upp nýr gluggi.

1. "Númer" kemur sjálfkrafa.
2. "Heiti" þarf að fylla út og nauðsynlegt er að hafa það lýsandi.
3. "Verkferli" - hér er valið hvaða staðlaða ferli keyrir viðkomandi verkefnalista.
4. "Virkjast" segir til um það hvar verkefnalistinn birtist.
   • "Ráðningastöðu breytt" birtist þegar umsókn er sett í ákveðna ráðningastöðu sem tengd er stöðluðu ráðningastöðunni 37 - Ráðning.
   • "Flutningur úr ráðningum" verður aðgengilegur þegar starfsmenn eru fluttir í laun og mannauð.
   • "Tilfærsla í starfi" verður aðgengilegur  þegar starfsmenn eru fluttir milli deilda eða starfsheiti breytt.
   • "Staða starfs (Hættur)" verður aðgengilegur þegar starfsmenn eru settir í stöðuna hættur.
5. "Staða" - til þess að listinn birtist þarf hann að vera merktur virkur.

Tegund:

Til þess að segja inn verkefni á verkefnalista er farið í Stjórnun. Smellt á örina við Verkferlar og smellt á Tegundir.

Þá opnast skjámynd sem sýnir þau verkefni sem eru undir hverjum verkefnalista.

Bæði er hægt að breyta þeim verkefnum sem fyrir eru eða bæta við nýjum. Til þess að útbúa nýtt atriði er smellt á auðu blaðsíðuna (Insert).

VIð þetta opnast skjámynd sem sýnir skráningarmynd fyrir verkefni sem hægt er að tengja við lista.

1. "Númer" kemur sjálfkrafa.
2. "Tegund beiðni" - hér er sett inn heiti á verkefninu.
3. "Form beiðni" - hér er hægt að velja á milli eftirfarandi forma:
   1. Minnisatriði
   2. Samþykkt minnisatriði
   3. Skjal
   4. Hlutur - Afhent til starfsmanns
   5. Hlutur - Skilað af starfsmanni
   6. Tölvupóstur
   7. Óvirkja skjöl
   8. Eyðublað
4. "Flokkur beiðni" segir til um á hvaða verkefnalista verkefnið á að fara.
5. "Röðun" ræður í hvaða röð verkefnið verður á verkefnalistanum.
6. "Staða" verður að vera virk til að það birtist á verkefnalistanum.
7. "Ljúka fyrir (heiltala +/- dagar)" - hægt er að skrá hversu mörgum dögum fyrir ( - ) eða eftir ( + ) viðkomandi þarf að ljúka verkefninu.
8. "Ábyrgðarmenn" - ef valið er að gera yfirmann að ábyrgðarmanni með því að velja "Já" fer þetta atriði á yfirmann deildar. Einnig er hægt að velja sérstakan ábyrgðarmann þegar verkefnalisti er virkjaður. Ef sami ábyrgðarmaður á alltaf að vera valinn er hann valinn úr listanum.

Verkferlar - Tegundir - Form beiðni

A. Minnisatriði

Minnisatriði er hugsað fyrir starfsmenn eins og launafulltrúa, mannauðsdeild, stjórnendur og aðra sem notast við minnislista með mörgum atriðum við móttöku starfsmanna, breytingu á starfi eða starfslok starfsmanna.

Þegar ný tegund er stofnuð og formið Minnisatriði er valið og stjörnumerktir reitir ( * ) hafa verið fylltir út er færslan vistuð, kemur upp valmynd þar sem mögulegt er að setja upp verkefni.

Smellt er á + til að fá nýja línu.

Undir "Verkefni" er heiti verkefnis skráð, til dæmis "Starfsheiti".

Hægt er að tengja viðkomandi verkefni við reiti í kerfinu þannig að hægt er að sjá t.d. hvaða starfsheiti var skráð á viðkomandi.

Dæmi um notkun má sjá hér fyrir neðan þar sem búið er að tengja minnisatriðið Starfsheiti við reitinn starfsheiti í H3 þannig að gildið sem skráð er birtist þar:

B. Samþykkt minnisatriði

Hægt er að láta tvo einstaklinga tengjast einu verkefni í verkferlum. Athugið að þetta á eingöngu við verkefni sem tengjast minnislistum. Þegar tveir einstaklingar tengjast minnislista fær sá fyrriverkefnið á sig og getur þá búið til minnislista fyrir þann síðari sem á að framkvæma verkefnið.

Dæmi: Þegar starfsmaður breytir um starf verða breytingar á launakjörum hans. Yfirmaður starfsmannsins getur þá sett inn á minnislista hvaða breytingar á að gera. Við að Vista og ljúka fer verkefnið á þann sem á að framvæma það, í þessu tilfelli launafulltrúann. Á efri myndinni má sjá þau skilaboð sem yfirmaður hefur sett inn og á þeirri neðri hvernig þau birtast launafulltrúnanum.

Til að tengja tvo einstaklinga við minnislista er farið í Verkferla → Tegundir. Í skjámyndinni Tegundir beiðna er valið Form beiðnar: Samþykkt minnisatriði. Til viðbótar við ábyrgðarmann (þann sem vinnur verkið) þarf að velja þann sem samþykkir listann í þessari tegund verkefna. Sjá mynd:

C. Skjal

Hægt er að fylgjast með að ákveðin skjöl skili sér inn í skjalaskáp og gera aðila ábyrga fyrir því.

Sem fyrr er smellt á + til þess að útbúa nýja færslu og valin er tegund skjals.

D. og E. Hlutur - Afhent til starfsmanns eða - Skilað af starfsmanni

Möguleiki er á að setja upp verkefni sem ganga út á að afhenda eða fá hlut afhentan. Þannig geta fyrirtæki úthlutað verkefnum svo sem afhendingu á fatnaði, aðgangskorti eða lyklum á mismunandi aðila. Hægt er að forskrá inn þá hluti sem á að afhenda starfsmanni og síðan getur ábyrgðarmaður verkefnið séð um að skrá inn nánari upplýsingar sem flytjast inn í "Hlutir í vörslu", Við starfslok þarf starfsmaður að skila hlutum sem hann er með frá fyrirtækinu og þá er hægt að setja inn verkefni sem birtir alla þá hluti sem starfsmaðurinn hefur í sinni vörslu og eru skilaskyldir.

Hlutur - Afhent til starfsmanns

Sett er inn hvaða tegund hlutar starfsmaður á að fá afhent sem og lýsing.

Hlutur - Skilað af starfsmanni

Hér þarf ekki að setja neitt inn þar sem kerfið sækir þá hluti sem skráðir eru á starfsmanninn.

E. Tölvupóstur

Hægt er að láta kerfið senda tölvupósta þegar ferlin eru virkjuð. Þetta getur verið gott til þess að upplýsa yfirmenn eða aðra tengda aðila um breytingar eða nýja starfsmenn.

Það sem þarf að gera er:

• Setja í "Viðbótarpóstföng" netföng þeirra sem eiga einnig að fá tölvupóstinn, getur til dæmis verið einhver innan fyrirtækis eða utanaðkomandi aðili sem málið varðar.
• Setja inn fyrirsögn í "Efni tölvupósts"
• Skrifa texta tölvupósts og velja inn þær breytur sem á að birta í póstinum svo sem nafn starfsmanna eða umsækjenda. Breyturnar má sjá á myndinni hér til hliðar

Þá mun þessi staðlaði póstur fara á þá sem eru nefndir ábyrgðarmenn.

F. Óvirkja skjöl

Hægt er að óvirkja skjöl starfsmanns í gegnum verkferli. Þetta er til dæmis hentugt þegar starfsmenn ljúka störfum eða vinna eingöngu hjá vinnuveitanda á vissum tímabilum. 

Dæmi: í fyrirtæki er gerð starfsgreining/krafa um að allir starfsmenn séu með ráðningarsamning og sakarvottorð í skjalaskáp H3. Séu þau ekki í skjalaskápnum fer krafan á vöntunarlista. Ljúki starfsmaðurinn störfum en er endurráðinn er nauðsynlegt að endurnýja ráðningasamning og sakarvottorðið. Séu þau skjöl enn virk í skjalaskáp frá fyrra starfsferli sést krafan ekki á vöntunarlista, nema skjölin hafi verið óvirkjuð við starfslok.

Nú er hægt að setja óvirkjun skjala í verkferli við starfslok. Ábyrgðarmaður verkferlisins á verkborði fær lista með öllum skjölum starfsmanns sem hafa verið vistuð á hann í skjalaskáp og hakar í hvaða skjöl á að óvirkja.

sjá mynd:

Hafi skjal verið óvirkjað er það enn til í skjalaskápnum og hægt er að opna það og virkja aftur hvenær sem er. Þegar skjal er óvirkt birtist lítill rauður ferhyrningur á merki skjalsins.

sjá mynd:

Til að útbúa verkefnið óvirkja skjöl er farið í Verkferlar → Tegundir. Í skjámyndinni Tegundir beiðna er valið Form beiðnar: Óvirkja skjöl, sjá mynd:  bls. 9 í verkferlar skjali

G. Eyðublað

Hægt er að setja eyðublað á starfsmann í gegnum verkferli og til dæmis búa til eyðublöð fyrir nýliðaspjall við nýja starfsmenn eða starfslokasamtal fyrir þá sem eru að láta af störfum.

Dæmi: þegar starfsmaður lætur af störfum er virkjað starfslokaferli. Eitt af verkefnum þess er að láta kerfið búa til eyðublaðið Umsögn um starfsmann. Fyrir stjórnandann sem á að fylla út eyðublaðið myndi verkefnið líta út líkt og á mynd hér að neðan. Hann þarf þá einungis að smella á nafnið á eyðublaðinu til að fylla það út.

MYND

Til að setja eyðublað á starfsmann er farið í Verkferlar → Tegundir. Í skjámyndinni Tegundir beiðna er valið Form beiðnar: Eyðublað, sjá mynd:

Verkefnalisti - Virkja lista

Hægt er að virkja ferli fyrir mismunandi störf starfsmanns - sé starfsmaður í fleiri en einu starfi er hægt að velja fyrir hvaða starf á að virkja ferlið og verkefni fara þá yfirmann þess starfs sem valið er. 

Þegar verkefnalistar eru virkjaðir opnast myndin hér að neðan.

Undir "Verkferill" er valinn listi sem á að setja á starfsmenn.

"Lýsing" - mögulegt er að skrá lýsingu sé þess óskað.

"Vegna" - hér birtast þeir starfsmenn sem listinn er gerður fyrir. Ef listinn er settur handvirkt þarf að velja starfsmenn.

"Ljúka fyrir" - valin er sú dagsetning sem verkefnunum á að vera lokið fyrir. Hægt er að stilla dagsetninguna á einstakt verkefni og þannig stýra því hvenær hver og einn á að hafa lokið sínu verkefni í verkferli. Ef ákveðnum verkefnum á ekki að vera lokið fyrir "Ljúka fyrir" dagsetningu er hægt að skrá í Tegund beiðnar hversu mörgum dögum fyrir ( - ) eða eftir ( + ) viðkomandi þarf að ljúka verkefninu.

"Næsti yfirmaður" - ef velja þarf hver á að vera yfir verkefninu birtist þessi dálkur.

Þegar búið er að fylla út ofangreint er smellt á "Virkja ferlin".

Verkefnalisti

Á verkborði stjórnenda og mannauðsdeildar er Verkefnalisti.

Á verkefnalistanum birtast verkefni hvers einstaklings. Listarnir sýna einungis fimm næstu verkefni. Til þess að sjá stærri lista er smellt á opna lista. Undir "Í vinnslu" birtast öll verkefni sem ekki er lokið og undir "Öll" birtast öll verkefni hvort sem þeim er lokið eða ekki.

Yfirmenn sem eru skráðir yfir deildum geta séð heildarlista sinna starfsmanna undir "Listar".

Hér má sjá verkefnalistann og þau verkefni sem eru í vinnslu. Til þess að skoða hvert verkefni fyrir sig er smellt á verkefnið.

Hægt er að taka lista verkefna út í Excel og vinna nánar með verkefni þar ef þurfa þykir. Það er gert með því að smella á Excel táknið efst í hægra horni verkefnalistans á verkborði: 

Þegar smellt er á einstaka verkefni opnast það í nýjum glugga. Ef verkefnið á ekki við viðkomandi starfsmann er hægt að haka við "Á ekki við". Ef verið er að vinna í verkefninu og því ekki lokið er smellt á "Vista" en ef verkefninu er lokið er smellt á "Vista og loka". Ekki er hægt að breyta verkefninu eftir að búið er að vista og loka.

Þegar smellt er á "Listar" sjá yfirmenn þá lista sem eru virkir á þeirra starfsmönnum.

Þegar listinn opnast sjá yfirmenn stöðuna á öllum verkefnum og geta opnað þau og skoðað. Ef verkefninu er lokið kemur dagsetning í "Lokið" en ef verkefninu er ekki lokið er hægt að senda ítrekun í tölvupósti með því að smella á "Senda".

Þegar öllum verkefnum er lokið er hægt að læsa listanum með því að smella á "Læsa lista". Ekki er hægt að opna lista aftur nema með hjálp frá Advania.

Eyðublöð - Staða eyðublaða og Eyðublaðayfirlit

Á verkborðinu má sjá stöðu eyðublaða þeirra starfsmanna sem viðkomandi hefur aðgang að, þ.e. hve stórum hluta er lokið, í vinnslu eða er ekki hafið. Á verkborðinu er aðeins hægt að sjá stöðu fimm eyðublaða í einu. Með því að smella á "Opna lista" er hægt að sjá ef það eru fleiri.

Ef smellt er á eyðublöðin opnast "Eyðublaðayfirlit" sem sýnir stöðu einstaka starfsmanns. Þar er hægt að leita og sía eftir deildum og stöðu. 

Uppsetning

Til þess að stilla hvað á að sjást í stöðu eyðublaða og á eyðublaðayfirlitinu þarf að fara í Stjórnun - Eyðublöð - Tegund eyðublaða og þar er valin sú tegund sem á að sjást og hakað í "Birta á eyðublaðayfirliti".

Til þess að eyðublað fái stöðuna lokið verða starfsmenn og yfirmenn að smella í "Lokið" á eyðublaðinu þá kemur dagsetning í dálkinn við hliðina á hakinu.

Vinna með lista í H3+

Í H3+ (Smartclient) er hægt að vinna með lista á margvíslegan hátt með því að vera staddur í lista og smella á:

Ctrl + R - Hægt að færa atriði úr listanum upp og flokka listann eftir þeim atriðum. Smellið með músinni einhversstaðar í listann og smellið á Ctrl+R á lyklaborðinu. Dragið síðan það atriði sem flokka á eftir upp fyrir dálkaheitin.

Ctrl + T - Hægt að breyta gildum sem eru í hvítum dálkum beint í listanum. Smellið í viðkomandi reit og með því að fara með bendilinn í neðra hægra hornið í reitnum er hægt að afrita gildið niður. Einnig er hægt að velja reit með gildi sem þú vilt afrita niður, halda Ctrl inni og velja þá reiti sem eiga að fá gildið og smella síðan á Ctrl + D.

Reikna í töflum: hægt er að framkvæma ýmsa útreikninga í kerfinu með því að vera með bendilinn í réttum dálki og hægri smella. Velja svo Greiningar.

Ef dálkurinn er textareitur er mögulegt að telja:

• Fjölda 
• Einkvæm gildi

En ef reiturinn er töludálkur er hægt að reikna:

• Samtölu 
• Fjölda 
• Einkvæm gildi
• Meðaltal
• Hæsta gildi
• Lægsta gildi

Til að hreinsa niðurstöðuna er hægri smellt aftur, farið í Greiningar og valið að hreinsa.

Áminningar um afmæli

Stilla má áminningar fyrir afmæli starfsmanna í gegnum verkborðið. Hægt er að láta senda sjálfvirkar áminningar á stjórnendur um afmæli starfsmanna þeirra, einnig er hægt að senda áminningu á svonefnda umsjónarmenn sem hafa hlutverk sem tengjast afmælum, s.s. að panta gjafir. Ennfremur er hægt að láta senda sjálfkrafa pósta á starfsmanninn sjálfan á afmælisdegi hans. 

Til þess að virkja áminningar um afmæli þarf notandi að hafa aðgangseininguna dash1041. Hafi áminningar ekki veriða notaðar áður hjá fyrirtækinu þarf að virkja þær, við mælum með að hafa samband við h3@advania.is til að gera það.