Aðilar þurfa að vera með rafræn skilríki til þess að geta undirritað. Til þess að senda skjöl til undirritunar þarf að vera staðsettur í lista með með starfsmann / umsækjanda sem á að fá skjalið sent í gegnum Signet valinn, hvort sem er í gegnum H3 Ráðningar, H3 Stjórnun eða H3 Laun. Því næst er smellt á Signet hnappinn og þá opnast þessi skjámynd:
- Opnaðu listann Stjórnun > Mannauður, Ráðningar > Umsóknir eða Laun > Launamenn/Starfsmenn
- Veldu viðkomandi starfsmann/umsækjanda úr starfsmanna/umsóknalistanum
- Smelltu á Signet hnappinn - þá opnast glugginn Senda gögn í rafræna undirskrift með upplýsingum um viðkomandi starfsmann/umsækjanda
- Velja þarf skjalið sem á að undirrita annað hvort með því að draga það yfir gluggann eða með því að smella á möppuhnappinn í reitnum Skrá. Þegar smellt er á hnappinn til að velja skjal birtast eingöngu þær skrár sem eru á pdf formi.
- Því næst er tölvupóstsniðmát valið úr fellilista og þegar það hefur verið valið kemur sjálfkrafa sú tegund skjals sem hefur verið hengd á tölvupóstsniðmátið í reitinn Tegund skjals.
- ATH. Til þess að ákvarða hvaða tegundir skjala birtast þarf að haka við tegundirnar í H3 Windows clientinum, í Mannauður > Skjalaskápur > Tegundir viðhengja.
- Skrá Heiti skjals
- Yfirfara hvort nafn starfsmanns/umsækjanda, kennitala og netfang sé rétt. Netfang er sótt í reitinn Vinnunetfang í h3. Ef einstaklingur er einnig með skráð persónulegt netfang er hægt að velja það úr fellilista, auk þess sem hægt er að skrifa netfang í reitinn ef þörf er á.
- Tímarammi undirritunar sýnir tímabilið sem skjalið á að vera aðgengilegt í Signet. Reiturinn Dags. frá birtir sjálfkrafa daginn í dag og dags. til og með birtir sjálfgefið dagsetningu sem er fimm dögum síðar. Dagsetningunum má breyta að vild en vegna virkni á Signet yfirliti verða dagsetningar þó alltaf að vera fylltar út.
- Hægt er stilla hversu oft og í hversu langan tíma áminningar um að skjal bíði undirritunar eru sendar. Við mælum með að hafa samband við H3 ráðgjafa varðandi aðstoð við það.
- Veldu einn eða fleiri sem undirrita eiga skjalið fyrir hönd fyrirtækisins. Til þess að einstaklingar birtist í listanum Undirritun af hálfu fyrirtækis þurfa þeir að hafa verið skráðir í listann Rafrænar undirskriftir - Undirskriftaraðilar (notandi þarf að hafa eininguna SignetManager til þess að fá inn listann Undirskriftaraðilar). Í Signet hnappnum sjálfum má einnig velja einhliða undirritun ef um er að ræða skjal sem starfsmaðurinn þarf einn að undirrita.
- Til að geta undirritað verður viðkomandi að hafa rafræn skilríki frá Auðkenni, t.d. í símanum sínum.
- Hægt er að skrá inn texta og haka við að hann eigi að birtast fyrir ofan undirskrift stjórnanda, sbr. Undirritað f. h. xxxx
- Því næst er smellt á Senda og loka eða Senda og velja annað skjal, ef senda á fleiri en eitt skjal á sama aðila, og þá er skjalið komið í undirritunarferli.