Skráning fræðslu

Skráningarmyndin Fræðsla er notuð til að skrá þá fræðslu, t.d. námskeið og fyrirlestra, sem starfsmaður hefur fengið og nýtist við störf hans. Um getur verið að ræða fræðslu bæði innan fyrirtækisins og utan. Skráningar í Fræðslu eiga aðeins við um þátttöku starfsmanna á fræðsluviðburðum sem þegar hafa átt sér stað, þannig að staða þátttöku er alltaf „Lokið“.

Stofngögn fræðslu

Ferli skráningar er á þá leið að fyrst þarf að skrá inn stofngögn fræðslu sem eru flokkar, form og Efni (fræðsluviðburðinn sjálfan). Í framhaldi af því er hægt að skrá fræðsluviðburð á einn starfsmann í einu eða marga í einu.

Efni

Efni segir til um hvað fjallað er um í viðkomandi fræðslu (námskeiði, ráðstefnu, o.s.frv.). Dæmi um efni gætu t.d. verið "H3 Mannauður" í flokknum "Vél- og hugbúnaður" eða "Skyndihjálp" í flokknum "Heilsa og öryggi".

Flokkar

Um er að ræða flokka efna. Dæmi um flokka efni: „Vél- og hugbúnaður“ og „Heilsa og öryggi“. Þegar nýr flokkur efnis er búinn til, er nóg að gefa honum heiti – ef númer er ekki slegið inn, býr kerfið sjálfkrafa til númer þegar færslan er vistuð.

Form

Form segir til um hvernig efninu er miðlað til nemendanna að öllu jöfnu. Dæmi um form eru „Námskeið, „Fyrirlestur“, „Vefnámskeið“ eða „Ráðstefna“.

Skráning efnis

1. Velja Fræðsla – Efni.
2. Stofna nýja færslu með Insert eða smella á hvíta blaðið.
3. Skrá Númer efnis. Gott er að búa sér til einhverja reglu fyrirfram, t.d. nota 3 bókstafi og 3 tölustafi í öllum númerum, t.d. HUG[númer] fyrir öll hugbúnaðarnámskeið. Ef ekkert er skráð í þennan reit, úthlutar kerfið nýju númeri.
4. Skrá heiti efnis í reitinn Heiti. Ráðlegt er að hafa heitið ekki of sértækt ef gert er ráð fyrir að efnið verði endurtekið, þ.e. að sama eða sambærilegt námskeið verði haldið aftur. Ef nýtt efni er búið til í hvert sinn sem ákveðið námskeið er haldið, getur yfirsýn tapast yfir sótta fræðslu.
5. Velja Flokk og Form efnis. Þegar fleiri en ein aðferð er notuð til að fara yfir efnið, er t.d. hægt að velja algengasta formið sem notað er eða búa fyrst til nýtt almennt form,  s.s. „Samsett form“ og velja það svo í skráningunni.
6. Skrá klukkustundafjölda í Tímafjöldi, þ.e. þann tíma sem almennt tekur að fara yfir efnið. 
7. Skrá Einingar sem fræðslan veitir, ef við á, s.s. til launahækkana.
8. Haka í Birta í ferilsskrá ef skráningin á að geta birst í forsniðnum skjölum.
9. Haka í Skráanlegt í starfsmannagátt ef starfsmenn eiga að geta skráð sig sjálfir á atburð með efninu. 10.  Í neðri hluta skjámyndarinnar (Lýsing) er sett inn lýsing á efninu. Mikilvægt er að vanda vel til þessa texta, t.d. með því að skrá markmið með fræðslunni og aðrar hagnýtar upplýsingar.

Skráning fræðslu á einn starfsmann í einu

1. Velja Fræðsla
2. Stofna nýja færslu með Insert
3. Velja starfsnúmer þess er sótti fræðsluna.
4. Velja námskeiðið (Efni) sem viðkomandi sótti.
5. Skrá Dags. frá og Dags. til.
6. Mælt er með að skrá upplýsingar um Tíma og Kostnað.
7. Ef við á, er gott að skrá Einingar og Einkunn.
8. Haka þarf við Birta í ferilskrá ef færslan á að geta birst í ferilskrá eða öðrum forsniðnum skjölum.
9. Gildið í reitnum Staða þátttöku er alltaf „Lokið“

Skráning fræðslu á marga starfsmenn

1. Velja Stjórnun - Mannauður.
2. Velja viðkomandi starfsmenn úr listanum.
3. Velja Aðgerðir – Skrá fræðslu.
4. Þá opnast glugginn hér fyrir neðan. Einungis þarf að velja tiltekið efni úr fellilista og smella á Áfram til að skráningin vistist en auk þess er hægt að skrá hvaða aðili sá um fræðsluna (Haldið af), dagsetningu / tímabil fræðslu, tímafjölda, einingafjölda sem fræðslan gefur, kostnað, lýsingu og einkunn. Athugið að þegar fræðsla er skráð á þennan hátt, getur Staða aðeins verið „Lokið“ – ekki er hægt að nota þessa tegund skráninga til að skipuleggja fræðslu fram í tímann.