Starfsgreining - stofna kröfur
Starfsgreiningar eru notaðar til að halda utan um kröfur sem fyrirtækið gerir til hópa starfsmanna eða jafnvel allra starfsmanna. Hægt er að stofna starfsgreiningar fyrir eftirfarandi hópa (þ.e. skipulagsheildareiningar); fyrirtækið í heild (Launagreiðandi), deildir, verk, starfsstéttir, starfsheiti, eða staka starfsmenn. Á starfsgreininguna eru svo settar þær kröfur sem gerðar eru til viðkomandi hópa Hægt er að gera kröfur um:
- Skráningu aðstandanda (að upplýsingar um nánustu aðstandendur séu skráðar í H3)
- Efni (að starfsmaður hafi lokið ákveðnu námskeið/fræðsluviðburði)
- Menntun (að starsfmaður hafi tiltekna menntun)
- Tegundir hluta (að starfsmaður hafi fengið ákveðinn hlut sbr. tölvu, sími, aðgangkort o.s.frv.)
- Tegundir skírteina (að starfsmaður hafi náð sér í ákveðin réttindi (skírteini) og að það sé í gildi)
- Tegundir viðhengja (að starfsmaður hafi ákveðna tegund viðhengja vistuð í skjalaskáp)
- Tegundir þekkingar (að starfsmaður hafi aflað sér ákveðinnar þekkingar)
Starfsgreiningar eru notaðar til að hafa yfirsýn yfir kröfur gagnvart starfsmönnum. Þegar stofnaðar hafa verið kröfur er hægt að taka út Vöntunarlista en hann birtir yfirlit yfir óuppfylltar kröfur á starfsmenn. Einnig er hægt að skoða stöðu allra karfna á Starfsgreiningaryfirliti.
Til að stofna kröfu eða kröfur fyrir ákveðinn hóp eða einstaklinga er smellt á Starfsgreining og ný færsla stofnuð.
Byrjað er á að skrá fyrir hvaða hóp krafan eða kröfurnar eiga að ná til og hvort starfsgreiningin eigi að birtast á starfsgreiningaryfirliti.
Síðan er valin sú skipulagseining sem krafan eða kröfurnar eiga að taka til. Það er gert með því að smella á Velja skipulagseiningu og þá er hægt að velja ákveðna hópa úr lista eða ákveðna starfsmenn ef kröfurnar eiga við einstaka starfsmenn.
Á myndinni má sjá dæmi um Starfsgreiningu fyrir alla starfsmenn fyrirtækis / stofnunar.
Hér eru settar inn þær kröfur sem gera á til þessa tiltekna hóps.
Í þessu tilfelli eiga allir starfsmann að hafa skráða aðstandendur, að fá buxur, að hafa ráðningasamning í skjalaskáp og fara á Eiturefnanámskeið.
Þegar skipulagseining hefur verið valin að ofan, birtist hér nafnalisti yfir þá starfsmenn sem teljast til hennar.
Vöntunarlisti
Hægt er að kalla fram lista yfir allar óuppfylltar kröfur (starfsgreiningar), svokallaðan Vöntunarlista. Listinn gefur yfirsýn yfir kröfur sem starfsmann eiga eftir að uppfylla eða hafa ekki verið uppfylltar gagnvart starfsmanni. Atriðin í listanum mynda því nokkurs konar verkefnalista.
Til þess að listinn sýni stöðuna eins og hún er hverju sinni þarf að uppfæra listann sem er gert með því að fara í Aðgerðir í borðanum hægra meginn og smella á "uppfæra vöntunarlista".
Hægt er að veita ákveðnum starfsmönnum undanþágu frá einstökum kröfum. Hægt er að velja einn eða fleiri starfsmenn í listanum og farið í Aðgerðir í borðanum hægra megin og smellt á "veita undanþágu".
Hægt er að raða upp listanum að vild, vista uppsetningu, sía listann t.d. eftir tegundum kröfu.
Hægt er að taka Vöntunarlistann út í excel ef þörf er á.
Starfsgreiningaryfirlit
Á starfsgreiningaryfirliti má sjá allar kröfur sem gerðar hafa verið til starfsmanna og stöðu þeirra. Í skráningarmynd hverrar kröfu er hægt að haka við hvort krafan eigi að birtast á yfirlitinu eða ekki.
Litur punktanna sýnir stöðuna á kröfunni hjá hverju starfsmanni.
- Rauður punktur táknar að krafan hafi ekki verið uppfyllt
- Gulur punktur táknar að krafan sé komin á tíma
- Grænn punktur táknar að krafan hafi verið uppfyllt og færslan því ekki lengur á vöntunarlista.
- Grár punkutr táknar að gefin hafi verin undanþága frá kröfunni
Hægt er að gefa undanþágu frá kröfunni beint úr yfirlitinu með því að renna músinni yfir rauða punktinn og smella á tannhjól sem birtist. Þá opnast kassi (sjá mynd) þar sem hægt er að haka í.
Hægt er að leita, raða og sía eftir nöfnum starfsmanna, deild, starfsheiti og kennitölu. Einnig má sía á hverja stöðu fyrir sig með því að smella á lituðu punktana.
Einnig er hægt að sía niður á ákveðna hópa með því að smella á tannhjólið og þá opnast gluggi með þremur flipum þar sem hægt er að sía niður á stöðu, stöðu starfs, deild og starfsheiti.
