Nú þegar margir launagreiðendur eru búnir að vera að nýta hlutabótaleiðina þá getur verið að það vanti upp á réttindasöfnun vegna desemberuppbótar í launakerfinu þar sem útreikningar hafa miðast við greitt hlutfall launagreiðanda.
Ef ákvörðun fyrirtækis er að leiðrétta þurfi réttindi til desemberuppbótar miðað við raunverulegt ráðningarhlutfall þá þurfa útreikningar að vinnast öðruvísi en áður og ekki er þá hægt að nota hefðbundna vinnsluaðferð þar sem söfnunin á árinu er skert vegna hlutabótaleiðarinnar.
Hér fyrir neðan kemur tillaga um hvernig hægt er að vinna desemberuppbót þar sem þetta á við.
Mánaðarlaunastarfsmenn
Byrja á að staðfesta fasta liði fyrir nóvember.
Fara í greiningartening og velja Heildarfærslur (velja útborganir frá janúar – nóvember) og opna lista.
Velja á lóðrétta ásinn
Starfsmaður
Kennitala
Velja á lárétta ásinn
Launaliður
Uppgjörstímabil
Búa til hóp með öllum þeim mánaðarlaunaliðum sem mynda stofn til desemberuppbótar
Ef einhverjir starfsmenn hafa hætt á árinu, fengið uppgjör og svo byrjað aftur er nauðsynlegt að búa til hóp fyrir greidda desemberuppbót, launaliður 270. Þetta kemur þá til frádráttar á reiknaðri desemberuppbót.
Síðan er hægt að útbúa hóp fyrir þá liði sem skerða desemberuppbót eins og launalaus frí eða launalaus veikindi. Það er líka hægt að skoða þessa liði sérstaklega eftir á og ákveða hvort ástæða sé til skerðingar.
Hægrismella í reitinn Starfsmaður og velja Expand all nodes
Hægrismella svo í reitinn Kennitala og velja Don‘t show total
Smella á gula reitinn fyrir framan Mánaðarlaun og þá opnast öll uppgjörstímabilin
Ekki er þörf á að smella á plúsinn fyrir greidda desemberuppbót þar sem það ætti að nægja að sjá bara heildina sem hefur verið greidd.
Hægrismella svo inni í skjalinu og velja Opna í Excel
Skjalið ætti þá að koma með öllum mánuðum frá janúar – nóvember, sjá dæmi hér fyrir neðan.
Hér er þá gott að byrja á því að skoða nóvember og setja filter og einangra þá sem eru með 0 í mánaðarlaunaeiningu. Renna yfir þá sem koma í listann og ef þeir eru allir hættir og uppgerðir má eyða þeim út úr listanum.
Þá ætti að vera kominn listi yfir alla þá starfsmenn sem eru virkir. Gott að bæta þá við dálki sem heitir Hlutfall sem er þá hugsaður til að setja inn það hlutfall sem viðkomandi starfsmaður var í fyrir hlutabótaleið. Hægt að gera með því að kópíra hlutfall fyrir t.d. janúar. Gott að renna yfir þessi hlutföll og skoða þá sem koma t.d. á núlli eða eru ekki með rétt hlutfall miðað við núverandi ráðningarhlutfall og merkja að skoða þurfi sérstaklega.
Gott getur verið að láta excel merkja allar núllfærslur þannig að þær komi með litamerkingu. Þær línur þarf þá að skoða sérstaklega vel.
Skoða þarf sérstaklega þær línur þar sem þetta á við
Starfsmaður kemur með mánuði sem eru á núlli
Starfsmaður hefur ekki unnið allt árið, hefur störf á árinu 2020
Starfsmaður breytti um starfshlutfall á árinu 2020
Starfsmaður hætti, fékk allt uppgert og byrjaði aftur
Í þessum tilfellum þarf þá að handreikna starfsmenn, skoða unna mánuði miðað við raunverulegt starfshlutfall, umbreyta í tíma og reikna sem hlutfall af tímaviðmiði desemberuppbótar (t.d. 1800 tímar fyrir 173,33 tíma vinnuskyldu á mánuði) Þetta hlutfall væri þá sett inn í dálkinn Hlutfall.
Það er svo hægt að bæta við dálki sem heitir Samtals til greiðslu og setja formúlu sem tekur Ráðningarhlutfall mínus Áður greidd desemberuppbót. Þetta er þá það hlutfall desemberuppbótar sem þarf að setja í innlestrarskjal og lesa inn í laun. Athugið að passa að það sé engin formúla í dálknum þegar hann er lesinn inn í innlestrarskjal.
Þeir viðskiptavinir sem eru með réttindateninginn geta nýtt sér eftirfarandi skýrslu “uppbætur hlutfall” við þessa greiningarvinnu og svo “uppbætur” til útreiknings.