Ýmsir virkniþættir í H3 hjálpa notendum að minnka pappírsnotkun í sínu starfi. Sífellt fleiri nota forsniðnu skjölin í H3 mannauðskerfinu til að búa til ráðningarsamninga og fleiri mikilvæg skjöl fyrir sína starfsmenn og þeim fjölgar einnig ört sem senda skjöl til Signet rafrænnar undirritunar í gegnum H3 kerfið sitt. Þetta vinnulag flýtir mikið fyrir og minnkar einnig pappírsnotkun þar sem það gerir útprentun mikilvægra skjala eins og t.d. ráðningarsamninga með öllu óþarfa.
Og nú hefur þetta ferli verið einfaldað enn meira því nú geta notendur breytt forsniðnu Word-skjölunum í pdf-skjöl á fljótlegan hátt inni í H3 kerfinu og sent þau svo beint í undirritun án þess að þurfa að vista þau niður á tölvudrif í millitíðinni.
Hér má sjá nokkur dæmi:
Ráðningarsamningur fyrir Jórunni er búinn til úr forsniðnu Word-skjali og vistaður í skjalaskáp, með einum smelli.
Skjalið opnast sjálfkrafa á Word-formatti á skjánum og vistast um leið í breytingarham (með grænni ör) í skjalaskáp starfsmannsins. Notandi gerir breytingar á því eftir þörfum en lokar svo skjalinu og smellir á „Check-in and export to PDF“ áður en hann sendir það í Signet undirritun.
Notandi smellir á Signet valmyndina og getur valið pdf-skrána sem vistuð er í skjalaskáp Jórunnar (eða aðrar pdf-skrár af tölvudrifi).
Til að tryggja að notandi hafi örugglega valið rétt skjal til að senda í undirritun, þarf hann að smella á „Skoða skjal“ og þá opnast skjalið sjálfkrafa á skjánum.
Þegar notandi hefur fullvissað sig um að um rétt skjal sé að ræða, valið viðeigandi tölvupóstsniðmát og stjórnanda til að undirrita á móti starfsmanninum, hakar hann við „Skjal hefur verið yfirfarið og samþykkt“ og smellir svo á hnappinn „Senda og loka“ (eða „Senda og velja annað skjal“).
