Samtal

Slóðin að Samtalinu er: https://samtal.advania.is

Innskráning

Samtal notar öruggar innskráningaraðferðir, tveggja þátta auðkenningu annars vegar og Single sign-on (SSO) hins vegar.

SSO: Á vinnustöðum þar sem SSO hefur verið sett upp fyrir Samtalið, þurfa þeir notendur sem eru með vinnunetfangið sitt skráð í Samtalinu, aðeins að skrá sig inn í tölvuna sína og geta þá opnað Samtalið án þess að þurfa að slá inn lykilorð í hvert skipti.

Ef þú hefur áhuga á að virkja SSO þá geturðu sent okkur póst á samtal@advania.is og við höfum samband við þig með frekari upplýsingar.

Hér fyrir neðan eru leiðbeiningar varðandi möguleika fyrir SSO tengingu.

Tveggja þátta auðkenning: Notendur á vinnustöðum þar sem SSO hefur ekki verið sett upp fyrir Samtalið, nota tveggja þátta auðkenningu við innskráningu. Þeir þurfa þá að skrá netfangið sitt og búa sér til lykilorð og geta svo látið vafrann um að vista upplýsingarnar í minni þannig að þeir þurfi ekki að muna lykilorðið sitt.

Tungumál

Ef kerfið opnast á ensku er hægt að velja íslensku með því að smella á örina efst í hægra horni síðunnar:

Samtalið opnast á síðunni Heim en það er síða notandans þar sem aðeins þau samtöl er að finna sem stofnuð hafa verið fyrir notandann sjálfan. Dæmið á myndinni sýnir að viðkomandi notandi á engin gögn ennþá í Samtalinu.

Valmyndir

Heimildir notandans stýra því hvaða valmyndir birtast á stikunni efst:

· Einungis mannauður sér valmyndirnar Sniðmát og Stillingar.

· Einungis stjórnendur sjá valmyndina Samtöl.

Athugaðu að ef engir valmöguleikar birtast á valmyndastikunni þinni, er alltaf hægt að kalla þá fram með því að smella á strikin þrjú efst á síðunni til hægri – og þá birtast þeir í lóðréttum lista.

Yfirlit (mannauðs/stjórnanda)

Notandi, sem er bæði með mannauðsaðgang og stjórnendaaðgang, sér tvo flipa á Yfirlits-síðunni.

Yfirlit mannauðs:

Yfirlit stjórnanda:

Á yfirlitum mannauðs og stjórnanda er hægt að sía bæði eftir deildum, sniðmátum og tímabilum:

Sía fyrir tímabil: Sjálfvirkt er síað á síðustu 3 mánuði (hér frá 15. október 2024 til 15. janúar 2025). En ef smellt er á síuna fyrir tímabil, er hægt að breyta tímabilinu sem síað er á. Þegar búið er að velja tímabil, þarf að smella á hnappinn Velja:

Sýn mannauðs

Einungis mannauðsfólk sér valmyndirnar Sniðmát og Stillingar.

Sniðmát

Nokkur sniðmát fylgja með Samtalinu þegar kerfið er fyrst tekið í notkun. Ef ekki á að nota þau í óbreyttri mynd í viðkomandi fyrirtæki/stofnun, er mælt með að afrita þau og vista upprunalegu útgáfuna sem drög eða setja hana í geymslu þannig að hægt sé að skoða og/eða afrita hana aftur síðar.

Sniðmátunum er skipt í þrennt, Virkt, Drög og Í geymslu (sjá mynd ofar).

Einungis virk sniðmát eru aðgengileg til notkunar fyrir stjórnendur, ekki þau sem eru vistuð sem drög eða hafa verið sett í geymslu.

Hins vegar er einungis hægt að breyta sniðmátum sem eru vistuð sem drög, þannig að áður en hægt er að breyta virkum sniðmátum, þarf fyrst að færa þau yfir í Drög með því að smella á punktana þrjá og velja Óvirkja:

Til að virkja sniðmát sem eru í stöðunni „Drög“ og gera þau þar með aðgengileg stjórnendum, er á sama hátt smellt á punktana þrjá og svo á Virkja:

Búa til sniðmát

Hægt er að búa til ný sniðmát, annars vegar alveg frá grunni og hins vegar með afritun af einhverju sniðmáti sem þegar er til í kerfinu. Fyrst er smellt á hnappinn Búa til sniðmát og svo á „Nýtt frá grunni“ eða á heiti þess sniðmáts sem nota á til afritunar, eftir því sem við á:

Ný sniðmát vistast alltaf fyrst í stöðunni „Drög“ þannig að þegar nauðsynlegar breytingar hafa verið gerðar á þeim og þau eru orðin tilbúin til notkunar, þarf að muna að virkja þau með því að smella á hnappinn Virkja sniðmát þannig að þau verði aðgengileg stjórnendum til notkunar.

Stillingar

Stillingar > Hópar

Hægt er að gefa hvaða starfsmanni sem er innan vinnustaðarins, handvirkan stjórnunaraðgang að öðrum starfsmönnum, alveg óháð skipuriti fyrirtækisins/stofnunarinnar. Þetta er gert með því að búa til hópa þar sem starfsmaðurinn, sem á að fá stjórnunaraðganginn, er gerður að „hópstjóra“.

Smella þarf á hnappinn Búa til hóp:

Svo þarf að velja hópstjórann, þá þarf að velja deildina sem starfsmennirnir tilheyra og haka við einn eða fleiri starfsmenn í deildinni:

Ef velja á starfsfólk úr fleiri deildum fyrir hópstjórann, er hægt að bæta þeim við á þessu stigi á sama hátt. Og að lokum er svo smellt á hnappinn Búa til:

Sýn stjórnenda

Einungis notendur með stjórnendaaðgang (þ.e. stjórnendur og hópstjórar í Samtalinu) sjá valmyndina Samtöl.

Aðeins notendur með stjórnendaaðgang geta stofnað ný samtöl fyrir starfsmenn. Og notendur með stjórnendaaðgang geta einungis stofnað samtöl fyrir þá starfsmenn sem tilheyra þeirra deildum/hópum, ekki fyrir aðra starfsmenn innan viðkomandi fyrirtækis/stofnunar.

Athugaðu að notendur, sem eru eingöngu með mannauðsaðgang en ekki stjórnenda- eða hópstjóraaðgang, geta því hvorki stofnað ný samtöl fyrir starfsmenn, skoðað það sem skráð hefur verið inn í sniðmát þeirra og ekki heldur skráð, breytt eða eytt út upplýsingum sem í þeim eru.

Stofna samtöl

Stjórnendur stofna ný samtöl með því að tengja virk sniðmát við starfsmennina sína. Hægt er stofna samtal með því að smella á plúsinn hægra megin við hvert nafn í listanum EÐA með því að smella á hnappinn Stofna nýtt samtal:

Þegar smellt hefur verið á hnappinn Stofna nýtt samtal, þarf fyrst að velja deild, svo starfsmann eða starfsmenn innan deildar og loks sniðmát.

Að lokum er smellt á hnappinn Stofna:

Forskoðun

Hægt er að forskoða sniðmátin áður en þau eru stofnuð fyrir starfsmennina, með því að sveima (e. hover) yfir sniðmáti og smella á hnappinn Skoða:

Skrá inn upplýsingar

Þegar samtal hefur verið stofnað fyrir starfsmann, er strax hægt að opna það og byrja að skrá inn í það upplýsingar. Ekki þarf að vista það sem skráð er sérstaklega, því sjálfvirk vistun fer jafnóðum fram.

Efst á hverri síðu sniðmáts, sést hvernig aðgangi að síðunni er háttað (sjá mynd fyrir ofan). Um fjórar tegundir aðgangs getur verið að ræða:

· Stjórnandi skrifar – Starfsmaður getur séð síðuna

· Starfsmaður skrifar – Stjórnandi getur séð síðuna

· Stjórnandi skrifar – Starfsmaður getur ekki séð síðuna (t.d. notað fyrir undirbúning stjórnanda)

· Starfsmaður skrifar – Stjórnandi getur ekki séð síðuna (t.d. notað fyrir undirbúning starfsmanns)

Breyta stöðu samtals

Hægt er að breyta stöðu samtals á tvo vegu: Annars vegar með því að draga viðkomandi samtal úr einum dálki í annan (Samtal stofnað > Í vinnslu > Lokið) og hins vegar með því að breyta stöðunni inni í samtalinu sjálfu.

Ef breyta á stöðunni inni í samtalinu sjálfu, er samtalið opnað með því að smella á það og velja nýja stöðu (hér er samtalið í stöðunni „Samtal stofnað“ en hægt er að færa það yfir í stöðuna „Í vinnslu“ eða „Lokið“):

Athugaðu að þegar samtal hefur verið sett í stöðuna „Lokið“, getur stjórnandinn ekki lengur breytt innihaldi samtals né fært það til baka í aðra stöðu, þótt hann geti áfram skoðað innihald þess. Áður en stjórnandi getur lokað samtali endanlega með því að smella á hnappinn Loka, birtist þessi aðvörun: