Uppsetning persónuverndar í ráðningakerfi

Owned by HCM
Last updated: Jan 08, 2019
4 min read

Áður en stuðningur við persónuvernd er tekin til notkunar í ráðningakerfi þarf eftirfarandi að vera sett upp:

Mælst er til þess að:

  • Gömlum umsóknum sé eytt s.s. með sjálfvirkri aðgerð í Ráðningar > Eyða gömlum umsóknum | Eyða gömlum umsækjendum.
  • Endurskoða sniðmát tölvupósta úr ráðningakerfi til að póstar vísi í meðhöndlun umsókna ef við á.


Sérðu ekki Persónuvernd valatriðið?

Ef notandi sér ekki valatriðið Persónuvernd undir Ráðningar > Ráðningabeiðnir þarf að stilla aðgang hans:

  1. Þeir sem eru með hlutverkið H3RAD1100 - Ráðningar kerfisstjóri fá sjálfkrafa aðgang að þessari virkni
  2. Þeir sem eiga að sjá um uppsetninguna á samþykkinu en eru ekki með hlutverkið Ráðningar kerfisstjóri þurfa að fá fullan aðgang (40) að einingunni rec1020

Smelltu hér til að hafa samband við ráðgjafa ef þú vilt fá aðstoð við að gefa stjórnendum aðgang.


Setja upp persónuverndarsamþykki 


Hægt er að vera með eitt eða fleiri samþykki, t.d. almennt samþykki sem er sjálfgefið fyrir allar umsóknir og síðan annað sérhæfðara ef þess er óskað. Einnig þarf að setja upp samþykki fyrir grunnbeiðni, þ.e. því þegar umsækjandi skráir upplýsingar sínar í kerfið án þess að sækja sérstaklega um starf.

Samþykki getur verið texti eða myndir.  Samþykkið birtist þegar umsækjandi hefur fyllt út umsókn á ráðningavef og smellir á Sækja um þetta starf hnappinn.

  1. Veldu Ráðningar > Ráðningabeiðnir > Persónuvernd þá opnast glugginn Persónuvernd Tegund
  2. Búðu til nýja færslu og veldu nafn á samþykkið í reitunum Nafn

Nú getur þú búið til eins mörg skref í samþykktinni og óskað er eftir að umsækjendur samþykki.



Setja upp skref í samþykki:

  1. Settu tölulegt gildi í reitinn Röð - sem segir til um hvenær í samþykktinni þetta skref eigi að koma fyrir
  2. Settu nafn skrefsins í reitinn Nafn sem birtist í haus á samþykktarglugga
  3. Veldu hvort tengja eigi skrefið við aðgerð í reitnum Tengja við aðgerðir

    1. Ef samþykkið er tengt við aðgerð og umsækjandi hefur ekki gefið samþykki fær notandi að vita af því en getur valið að hunsa

    2. Ef ekki á að tengja samþykkið við aðgerð er valið Nei úr fellilistanum.

  4. Veldu hvort umsækjandi verði að samþykkja skrefið eða ekki í reitnum Ekki hægt að senda umsókn inn í kerfið nema að samþykkja

    1. Ef hakað er í þennan reit getur umsækjandinn ekki sent inn umsókn nema samþykkja skilmálana.

    2. Ef ekki er hakað í reitinn ræður umsækjandinn hvort hann samþykkir eða ekki.

  5. Settu inn texta eða mynd sem birtast á umsækjanda í ritlinum - hægt er að stilla til útlit text þar.
  6. Ef ráðningavefurinn er einnig á ensku þarf einnig að setja texta/mynd á flipanum English í ritlinum
  7. Vistaðu skrefið með CTRL + S.

Endurtaktu uppsetningu skrefa í samþykkt skv. ofangreindum skrefum ef við á

Þegar samþykki er tilbúið þarf að er stöðu þess breytt úr Opið í Staðfest í reitnum Staða. Við það læsist samþykkið og ekki er hægt að breyta því né eyða.Þetta er gert til að tryggja að samþykki sé ekki breytt frá því að umsækjandi samþykkti það.

Staðfest er endanlegt

Ef breyta þarf samþykki þarf að útbúa það frá grunni og því er mikilvægt að það sé lesið ítarlega yfir áður en stöðunni er breytt í Staðfest


Virkja uppsetningu persónuverndar 

Þegar a.m.k. eitt samþykki er í stöðunni Staðfest er kveikt á virkninni:

  1. Veldu Ráðningar > Ráðningabeiðnir > Uppsetning þá opnast glugginn Virkja eða óvirkja persónuverndar uppsetningu í ráðningakerfinu.
  2. Virkjaðu persónuvernd í ráðningakerfi með því að velja Virk í reitnum Aðgerð til þess að fá upplýst samþykki umsækjenda.
  3. Veldu samþykki sem á að vera sjálfgefið á allar NÝJAR ráðningabeiðnir og grunnskráningu. Þú getur valið annað samþykki fyrir einstaka ráðningabeiðni.
  4. Veldu hvort það sé sjálfgefið að umsækjandi geti sjálfur eytt umsóknum á þeim ráðningabeiðnum sem stofnaðar eru hér eftir í kerfinu. Þú getur valið hvort umsækjendur megi eyða umsóknum fyrir einstaka ráðningabeiðni.
    1. Athugaðu að fara verður í gamlar ráðningabeiðnir og taka afstöðu til þess hvort umsækjendur eigi að geta eytt þeim eða ekki.  Það er gert með því að haka við „Umsækjandi getur eytt umsókn“ í ráðningabeiðninni. Þá er mögulegt fyrir innskráða umsækjendur að eyða sínum umsóknum undir „Mínar síður“.

Virkja samþykki á ráðningabeiðnum

Þegar persónuvernd hefur verið virkjuð mun sjálfgefna uppsetningin virka fyrir eldri umsóknir og vera sjálfgefið fyrir allar nýjar ráðningabeiðnir. Hinsvegar er hægt að velja annað samþykki fyrir ráðningabeiðnir sem öðru gegnir um en þær algengustu, og sömuleiðis er gott að vera með sérstakt samþykki fyrir grunnbeiðnina, þar sem þar er umsækjandi aðeins að skrá gögn sín í ráðningakerfið en ekki að sækja sérstaklega um ákveðið starf og því líklegt að orðalag þurfi að vera öðruvísi fyrir hana. 

Setja samþykki á valdar ráðningabeiðnir

  1. Veldu ráðningabeiðnina undir Ráðningar > Ráðningabeiðnir, og opnaðu skjámyndina
  2. Veldu samþykkið í reitnum Tegundir samþykkis

Setja samþykki á grunnbeiðni

  1. Veldu Ráðningar > Ráðningabeiðnir > Grunnbeiðni
  2. Veldu samþykkið í reitnum Tegundir samþykkis