Flokkar og tegundir

Verkefnalistarnir skiptast í flokka og tegundir. Flokkarnir eru verkefnalistarnir og við þá eru tegundirnar tengdar sem eru þá ákveðin verkefni á listanum.

Flokkar:

Til þess að stofna lista er farið í Stjórnun - smellt á örina í Verkferlar og smellt á Flokkar. Þá opnast skjámynd sem sýnir alla þá lista sem til eru í kerfinu.

Þegar smellt hefur verið á auðu blaðsíðuna kemur upp nýr gluggi.

1. "Númer" kemur sjálfkrafa.
2. "Heiti" þarf að fylla út og nauðsynlegt er að hafa það lýsandi.
3. "Verkferli" - hér er valið hvaða staðlaða ferli keyrir viðkomandi verkefnalista.
4. "Virkjast" segir til um það hvar verkefnalistinn birtist.
   • "Ráðningastöðu breytt" birtist þegar umsókn er sett í ákveðna ráðningastöðu sem tengd er stöðluðu ráðningastöðunni 37 - Ráðning.
   • "Flutningur úr ráðningum" verður aðgengilegur þegar starfsmenn eru fluttir í laun og mannauð.
   • "Tilfærsla í starfi" verður aðgengilegur  þegar starfsmenn eru fluttir milli deilda eða starfsheiti breytt.
   • "Staða starfs (Hættur)" verður aðgengilegur þegar starfsmenn eru settir í stöðuna hættur.
5. Fjöldi daga segir til hversu mörgum dögum verkefni fara af stað það er áður en fyrsta verkefnið í verkferli á að vera lokið.
6. "Staða" - til þess að listinn birtist þarf hann að vera merktur virkur.

Tegund:

Til þess að segja inn verkefni á verkefnalista er farið í Stjórnun. Smellt á örina við Verkferlar og smellt á Tegundir.

Þá opnast skjámynd sem sýnir þau verkefni sem eru undir hverjum verkefnalista.

Bæði er hægt að breyta þeim verkefnum sem fyrir eru eða bæta við nýjum. Til þess að útbúa nýtt atriði er smellt á auðu blaðsíðuna (Insert).

VIð þetta opnast skjámynd sem sýnir skráningarmynd fyrir verkefni sem hægt er að tengja við lista.

1. "Númer" kemur sjálfkrafa.
2. "Tegund beiðni" - hér er sett inn heiti á verkefninu.
3. "Form beiðni" - hér er hægt að velja á milli eftirfarandi forma:
   1. Minnisatriði
   2. Samþykkt minnisatriði
   3. Skjal
   4. Hlutur - Afhent til starfsmanns
   5. Hlutur - Skilað af starfsmanni
   6. Tölvupóstur
   7. Óvirkja skjöl
   8. Eyðublað
4. "Flokkur beiðni" segir til um á hvaða verkefnalista verkefnið á að fara.
5. "Röðun" ræður í hvaða röð verkefnið verður á verkefnalistanum.
6. "Staða" verður að vera virk til að það birtist á verkefnalistanum.
7. "Ljúka fyrir (heiltala +/- dagar)" - hægt er að skrá hversu mörgum dögum fyrir ( - ) eða eftir ( + ) viðkomandi þarf að ljúka verkefninu.
8. "Ábyrgðarmenn" - ef valið er að gera yfirmann að ábyrgðarmanni með því að velja "Já" fer þetta atriði á yfirmann deildar. Einnig er hægt að velja sérstakan ábyrgðarmann þegar verkefnalisti er virkjaður. Ef sami ábyrgðarmaður á alltaf að vera valinn er hann valinn úr listanum.

Verkferlar - Tegundir - Form beiðni

A. Minnisatriði

Minnisatriði er hugsað fyrir starfsmenn eins og launafulltrúa, mannauðsdeild, stjórnendur og aðra sem notast við minnislista með mörgum atriðum við móttöku starfsmanna, breytingu á starfi eða starfslok starfsmanna.

Þegar ný tegund er stofnuð og formið Minnisatriði er valið og stjörnumerktir reitir ( * ) hafa verið fylltir út er færslan vistuð, kemur upp valmynd þar sem mögulegt er að setja upp verkefni.

Smellt er á + til að fá nýja línu.

Undir "Verkefni" er heiti verkefnis skráð, til dæmis "Starfsheiti".

Hægt er að tengja viðkomandi verkefni við reiti í kerfinu þannig að hægt er að sjá t.d. hvaða starfsheiti var skráð á viðkomandi.

Dæmi um notkun má sjá hér fyrir neðan þar sem búið er að tengja minnisatriðið Starfsheiti við reitinn starfsheiti í H3 þannig að gildið sem skráð er birtist þar:

B. Samþykkt minnisatriði

Hægt er að láta tvo einstaklinga tengjast einu verkefni í verkferlum. Athugið að þetta á eingöngu við verkefni sem tengjast minnislistum. Þegar tveir einstaklingar tengjast minnislista fær sá fyrriverkefnið á sig og getur þá búið til minnislista fyrir þann síðari sem á að framkvæma verkefnið.

Dæmi: Þegar starfsmaður breytir um starf verða breytingar á launakjörum hans. Yfirmaður starfsmannsins getur þá sett inn á minnislista hvaða breytingar á að gera. Við að Vista og ljúka fer verkefnið á þann sem á að framvæma það, í þessu tilfelli launafulltrúann. Á efri myndinni má sjá þau skilaboð sem yfirmaður hefur sett inn og á þeirri neðri hvernig þau birtast launafulltrúnanum.

Til að tengja tvo einstaklinga við minnislista er farið í Verkferla → Tegundir. Í skjámyndinni Tegundir beiðna er valið Form beiðnar: Samþykkt minnisatriði. Til viðbótar við ábyrgðarmann (þann sem vinnur verkið) þarf að velja þann sem samþykkir listann í þessari tegund verkefna.

C. Skjal

Hægt er að fylgjast með að ákveðin skjöl skili sér inn í skjalaskáp og gera aðila ábyrga fyrir því.

Sem fyrr er smellt á + til þess að útbúa nýja færslu og valin er tegund skjals.

D. og E. Hlutur - Afhent til starfsmanns eða - Skilað af starfsmanni

Möguleiki er á að setja upp verkefni sem ganga út á að afhenda eða fá hlut afhentan. Þannig geta fyrirtæki úthlutað verkefnum svo sem afhendingu á fatnaði, aðgangskorti eða lyklum á mismunandi aðila. Hægt er að forskrá inn þá hluti sem á að afhenda starfsmanni og síðan getur ábyrgðarmaður verkefnið séð um að skrá inn nánari upplýsingar sem flytjast inn í "Hlutir í vörslu", Við starfslok þarf starfsmaður að skila hlutum sem hann er með frá fyrirtækinu og þá er hægt að setja inn verkefni sem birtir alla þá hluti sem starfsmaðurinn hefur í sinni vörslu og eru skilaskyldir.

Hlutur - Afhent til starfsmanns

Sett er inn hvaða tegund hlutar starfsmaður á að fá afhent sem og lýsing.

Hlutur - Skilað af starfsmanni

Hér þarf ekki að setja neitt inn þar sem kerfið sækir þá hluti sem skráðir eru á starfsmanninn.

E. Tölvupóstur

Hægt er að láta kerfið senda tölvupósta þegar ferlin eru virkjuð. Þetta getur verið gott til þess að upplýsa yfirmenn eða aðra tengda aðila um breytingar eða nýja starfsmenn.

Það sem þarf að gera er:

• Setja í "Viðbótarpóstföng" netföng þeirra sem eiga einnig að fá tölvupóstinn, getur til dæmis verið einhver innan fyrirtækis eða utanaðkomandi aðili sem málið varðar.
• Setja inn fyrirsögn í "Efni tölvupósts"
• Skrifa texta tölvupósts og velja inn þær breytur sem á að birta í póstinum svo sem nafn starfsmanna eða umsækjenda. Breyturnar má sjá á myndinni hér til hliðar

Þá mun þessi staðlaði póstur fara á þá sem eru nefndir ábyrgðarmenn.

F. Óvirkja skjöl

Hægt er að óvirkja skjöl starfsmanns í gegnum verkferli. Þetta er til dæmis hentugt þegar starfsmenn ljúka störfum eða vinna eingöngu hjá vinnuveitanda á vissum tímabilum. 

Dæmi: Í fyrirtæki er gerð starfsgreining/krafa um að allir starfsmenn séu með ráðningarsamning og sakarvottorð í skjalaskáp H3. Séu þau ekki í skjalaskápnum fer krafan á vöntunarlista. Ljúki starfsmaðurinn störfum en er endurráðinn er nauðsynlegt að endurnýja ráðningasamning og sakarvottorðið. Séu þau skjöl enn virk í skjalaskáp frá fyrra starfsferli sést krafan ekki á vöntunarlista, nema skjölin hafi verið óvirkjuð við starfslok.

Nú er hægt að setja óvirkjun skjala í verkferli við starfslok. Ábyrgðarmaður verkferlisins á verkborði fær lista með öllum skjölum starfsmanns sem hafa verið vistuð á hann í skjalaskáp og hakar í hvaða skjöl á að óvirkja.

Hafi skjal verið óvirkjað er það enn til í skjalaskápnum og hægt er að opna það og virkja aftur hvenær sem er. Þegar skjal er óvirkt birtist lítill rauður ferhyrningur á merki skjalsins. Sjá mynd:

Til að útbúa verkefnið óvirkja skjöl er farið í Verkferlar → Tegundir. Í skjámyndinni Tegundir beiðna er valið Form beiðnar: Óvirkja skjöl, sjá mynd: 

G. Eyðublað

Hægt er að setja eyðublað á starfsmann í gegnum verkferli og til dæmis búa til eyðublöð fyrir nýliðaspjall við nýja starfsmenn eða starfslokasamtal fyrir þá sem eru að láta af störfum.

Dæmi: Þegar starfsmaður lætur af störfum er virkjað starfslokaferli. Eitt af verkefnum þess er að láta kerfið búa til eyðublaðið Umsögn um starfsmann. Fyrir stjórnandann sem á að fylla út eyðublaðið myndi verkefnið líta út líkt og á mynd hér að neðan. Hann þarf þá einungis að smella á nafnið á eyðublaðinu til að fylla það út.

Til að setja eyðublað á starfsmann er farið í Verkferlar → Tegundir. Í skjámyndinni Tegundir beiðna er valið Form beiðnar: Eyðublað, sjá mynd: