Þegar skjal, s.s. ráðningasamningur, samgöngusamningur eða annað sem þarfnast undirritunar hefur verið útbúið og vistað á pdf formi er það tilbúið til rafrænnar undirritunar.
Með því að senda skjal til rafrænnar undirritunar frá H3 hefur þú kost á að:
- Að vista skjalið beint ofan í skjalaskáp starfsmanns
- Að senda skjalið með tölvupósti sem er sérsniðinn fyrir þitt fyrirtæki
Rafræn undirritun er aðgengileg í H3 Laun og H3 Stjórnun undir Taktikal merkinu:
Senda skjal í rafræna undirritun úr H3
| - Opnaðu listann Stjórnun > Mannauður eða Laun > Launamenn
- Veldu viðkomandi starfsmann úr starfsmannalista.
- Smelltu á Taktikal hnappinn - þá opnast glugginn Senda gögn í rafræna undirskrift með upplýsingum um viðkomandi starfsmann.
- Dragðu samninginn yfir gluggann eða sæktu skjalið með því að smella á möppuhnappinn í reitnum Skrá. Þegar smellt er á möppunahnappinn til að velja skjal birtast eingöngu þær skrár sem eru á pdf formi og hægt að sækja skjal beint úr skjalaskáp H3 eða af drifi.
Því næst er tölvupóstsniðmát valið úr fellilista og þegar það hefur verið valið kemur sjálfkrafa sú tegund viðhengis sem hefur verið hengd á tölvupóstsniðmátið í reitinn Tegund viðhengis. ATH. Til þess að ákvarða hvaða tegundir skjala birtist þarf að haka við tegundirnar í H3 Windows clientinum, í Mannauður > Forsniðin skjöl > Tegund skjals. - Skrá Heiti skjals
- Yfirfara hvort nafn starfsmanns, kennitala og netfang sé rétt. Netfang er sótt í reitinn vinnunetfang í H3. Ef einstaklingur er einnig með skráð persónulegt netfang er hægt að velja það úr fellilista, auk þess sem hægt er að skrifa netfang í reitinn ef þörf er á.
- Tímarammi undirritunar sýnir tímabilið sem skjalið á að vera aðgenglegt í Signet. Reiturinn Dags. frá birtir sjálfkrafa daginn í dag og dags. til og með birtir sjálfgefið dagsetningu sem er fimm dögum síðar. Dagsetningunum má breyta að vild en vegna virkni á Taktikal yfirliti verða dagsetningar þó alltaf að vera fylltar út. Hægt er stilla hversu oft og í hversu langan tíma áminningar um að skjal bíði undirritunar eru sendar. Við mælum með að hafa samband við H3 ráðgjafa varðandi aðstoð við það.
- Veldu einn eða fleiri sem undirrita eiga skjalið fyrir hönd fyrirtækisins. Til að geta undirritað verður viðkomandi að hafa rafræn skilríki frá Auðkenni, t.d. í símanum sínum.
- Hægt er að skrá inn texta og haka við að hann eigi að birtast fyrir ofan undirskrift stjórnanda, sbr. Undirritað f. h. xxxx
- Því næst er smellt á Senda og loka eða Senda og velja annað skjal, ef senda á fleiri en eitt skjal á sama aðila, og þá er skjalið komið í undirritunarferli.
|
