Vinna í teningum
Almennt um teninga
Magn gagna sem flæðir í Excel
Greinarmunur er á síum (e. filters) og gagnaskerum (e. slicers). Síur vinna á gögnum á gagnasafninu áður en þau koma í Excel en gagnaskerar vinna á gögnum eftir að þau koma í Excel. Sé gagnasafnið stórt getur það tekið mjög (of) langan tíma að uppfæra gögnin. Í flestum tilvikum þarf ekki að greina mörg ár aftur í tíma.
Sé skipulagsheildin með gagnavöruhús (samstæðutening) hjá Advania er hægt að takmarka gagnaflæðið og er ekki óalgengt að gögn síðustu þriggja ára séu tekin inn (Hafið samband í gegnum https://velkomin.advania.is eða með því að senda póst á h3@advania.is).
Sé skipulagsheildin ekki með gagnavöruhús hjá Advania er þó hægt að takmarka magn gagna með því að setja síuna (e. Filters) ár (hún er misjöfn milli teninga) í allar veltitöflur skjals. Athuga þarf hvort flipar séu faldir og setja síur einnig á þar.
Unnið með veltitöflur
Sýna eða fela víddar- og mælieiningalista (e. PivotTable Fields)
Þegar smellt er í töfluna birtist víddar- og mælieiningalistinn. Þó hann sé falinn birtist ný valmynd efst og hægt er að sýna hann.
Yfirsýn yfir víddir og mælieiningar
Gott er að þjappa gögnum saman til þess að fá betri yfirsýn yfir hvað sé að finna í hverri möppu
Öll gögn undir Values eru mælieiningar og geta aðeins farið í Values hluta veltitöflu. Öll önnur gögn eru víddir og geta aðeins farið í dálka (e. columns), raðir (e. Rows) eða síur (e. filters).
Hver vídd og hver mælieining þyngir skýrsluna þar sem Excel þarf að brjóta upp gögnin á hverri vídd og mælieiningu. Hætta er á að “drepa” skýrslu sé gagnamagn undir of stórt.
Við mælum með að setja nota færri en 6 víddir og færri en 6 mælieiningar við útreikning. Þess í stað er hægt að útbúa fleiri skýrslur.
Samtölur
Fjölda samtöludálka er hægt að stýra í PivotTable Tools>Design / Subtotals / Grand Totals. Skoðið áhrif á útlit töflunnar með því að breyta þessu.
Ekki er hægt að setja samtölur á öll gögn sökum þess hvers eðlis þau eru
Hér þarf að hafa fyrirvara á hvers eðlis gögnin eru sem eru undirliggjandi. T.d. er ekki hægt að setja samtals dálk á fyrirtækjalista þar sem tölurnar eru í debit og kredit í H3 en Excel birtir + og - sem gefur ranga samtölu. Sömuleiðis er ekki hægt að setja samtölu á mælieiningar sem reikna út meðaltal (t.d. starfsmannveltu) þar sem slík tala myndi alltaf gefa ranga mynd.
Oft verða töflur torlesnar séu of margar samtölur birtar. Hægt er að stýra hvort birta eigi samtölur með því að hægrismella og afhaka Subtotals.
Ár - mánuður
Þegar unnið er með gögn sl. 12 mánaða (ekki samanburður milli tímabila t.d.) þarf að nota breytuna Ár-mánuður þar sem hver mánuður er með einkvæmt gildi. Allar mælieiningar sem vinna á meðaltölum þurfa að hafa Ár-mánuður í sömu veltitöflu.
Þjappa gögnum saman eða sýna þau
Þegar gögn ná langt niður eða út á hlið er gott að þjappa þeim saman til að ná yfirsýn
Gagnaskerar (e. Slicers)
Smella þarf einu sinni í veltitöfluna, PivotTable Analyze → Insert Slicer og velja gagnaskera. Við það birtast allar víddir sem hægt er að setja upp í takkaborðið.
Hægt er að færa gagnaskera til með músinni eða örvatökkum á lyklaborðinu.
Birta ekki víddir án gagna
Markmiðið er oftast að sjá texta í gagnaskera sem skilar gögnum. Séu engin gögn undir birtist hann hálfgagnsær. Til þess að birta aðeins hnappar sem skila gögnum þarf að hægrismella á gagnaskera og velja Slicer Settings og velja þar Hide items with no data.
Sé gagnaskeri með upplýsingum um ár er einnig gott að breyta röðun svo nýjasta árið birtist efst. Breyta þarf þá Item Sortin and Filtering í Descending (Z to A)
Stillingar fyrir venjulegan gagnaskera
Stillingar fyrir gagnaskera til að sýna nýjast efst
Oft getur verið gagnlegt að stilla hæð, fjölda dálka og stærð textahnappa. Ef Ctrl takkanum er haldið inni á meðan smellt er á gagnaskera er hægt að framkvæma þessa aðgerð fyrir marga gagnaskera í einu.
Þetta er gert með því að hægrismella á gagnaskera. Við það opnast valmyndin Format slicer til hægri á skjánum. Sé hæð hnappa t.d. 0,5 í staðinn fyrir 0,71 (staðlað) er hægt að koma fleiri upplýsingum fyrir. Í gagnaskerum sem innihalda upplýsingar með litlum texta (t.d. ár) er gott að minnka vídd með músinni og bæta við dálkum.
Gagnaskerum er raðað þar sem auðveldast er að skoða gögnin. Oftast nær er það efst til vinstri í skjalinu. Hægt er að færa þá með músinni og aðlaga svo með örvatökkum. Svo gagnaskerar færast ekki til þegar gögn breytast er gott að læsa þeim þegar þeir eru komnir á sinn stað. Þetta er gert með því að hægrismella á gagnaskera. Við það opnast valmyndin Format slicer til hægri á skjánum.Þar þarf að haka við Disable resizing and moving og Don’t move or size with cells.
Sýna mismun milli tveggja vídda
Til að geta séð mismun milli tveggja vídda innan sömu mælieininga er sama mælieiningin sett tvisvar niður. Farið í valmyndina á öðrum og valið Value Field Settings, breytið nafni og veljið hvernig þið viljið birta mismun.
Setja inn liti til að sýna mismun milli tveggja tölulegra gilda
Til að fá liti í teninginn sem ýta undir sýnileika talnanna sem í honum eru, verður að vera í þeim dálk sem lita á.
Vera í Home og fara í Conditional Formatting og þar efst er valið Highlight Cells Rules og svo er viðeigandi regla valin. Hér er valið að gildi yfir 0 birtast í rauðum og gildi undir 0 í grænum lit. Ahtuga að það þarf að breyta reglunni svo hún eigi við þegar fjöldi gagna sem birtast breytist.
Dálkur sem reiknar
Ekki er hægt að nota formúlur í veltitöflum eins og annars staðar í Excel. OLAP teningar nota sérstakt mál sem heitir MDX.
Þessar aðgerðir eru oft ekki augljósar og teljast oft vera flóknar. Hér er þó einfalt dæmi tekið fyrir.
Þegar smellt er í veltitöflu opnast ný valmynd uppi, PivotTable Analyze. Þar er smellt á örina undir OLAP tools og MDX Calculated Measure. Erfitt er að gefa alhliða ráðgjöf um einstakar aðgerðir en ef það vantar aðstoð við að reikna út mælieiningar sem eru ekki til í teningi er hægt að stofna mál á https://velkomin.advania.is eða með því að senda tölvupóst á h3@advania.is.
Myndrit
Við gerð myndrita er oft gagnlegt að Sérsniðin myndrit sem eiga að sýna mismunandi mælieiningar sem ekki hægt er að sýna með sömu mælieiningum á sama ás (t.d. 100.000 ISK og 3%) sem er leyst með því að búa til blandað línurit (e. combo chart) geta endurfrískast við endurnýjun gagna og annar ásinn getur horfið. Þetta tengist Microsoft.
Oft er framsetning gagna í myndriti önnur en í töflu. Hægt er að búa til myndrit (og eins margar töflur og vill) með því að nota sömu tengingu.
Víddir sem ekki tengjast raungögnum
Flestar víddir í H3Áætlun teningnum tengjast bæði áætlunargögnum og raungögnum. Á því eru þó tvær undantekningar. Víddirnar Áætlanir og Vinnustöður tengjast einungis áætlunargögnum, og þarf notandi að vera upplýstur um það.
Það sem getur gerst er að notandi er að skoða tvo magntöluflokka, td. Heildarlaun með ltg, bæði áætlun og raun. Ef hann svo reynir að nota aðra hvora víddina sem nefnd var hér að ofan til að greina gögnin nánar, þá kemur upp sú staða að raungögnin eru algjörlega ómarktæk. Ef niðurbrotið er niður á margar línur/dálka, gerist það að heildarsumma raungagnanna birtist í öllum magntölureitum, semsagt sama talan kemur fyrir aftur og aftur. Þetta ætti að vekja athygli notanda, í flestum tilvikum, á því að ekki sé allt með felldu. Vandinn er þó mun meiri ef niðurbrotið er einungis á eina röð/dálk. Þá er ekkert sem bendir til þess að eitthvað sé ekki eins og á að vera. Því er mjög mikilvægt að notendur séu upplýstir um þessi atriði.
Síur þegar unnið er með bæði áætlunar og raun gögn
Ef nota á þær víddir sem ekki tengjast raungögnum, til að sía gögn, síast einungis áætlanagögnin. Sú staða getur því komið upp að verið sé að skoða áætlun, sem er fyrir eitt ár, en raungögnin eru ekkert síuð og geta því náð yfir mörg ár. Ekkert, nema sá mikli munur sem verður á tölunum, sýnir að raungögnin séu ekki yfir sama tímabil og áætlunin. Það þarf því líka að sía gögnin eftir dagsetningum sem endurspegla áætlunina.