Listar í H3+

Listar í H3 eru gríðarlega öflug tól til að raða, leita, sía og vinna á ýmsan hátt með upplýsingar. Meðal helstu aðgerða eru:

Að velja hvaða dálkar eru birtir og í hvaða röð þeir birtast.
Að raða listanum eftir gildum í stökum dálkum.
Að frysta fremstu dálka þannig að þeir séu alltaf sýnilegir þótt skrunað sé til hægri í listanum.
Að flokka færslurnar í listanum í hópa eftir gildum í einum eða fleiri dálkum.
Að vista uppsetningu dálka og skipta yfir í vistaða uppsetningu.
Að leita að gildi í stökum dálki, sjálfgefnum sviðum, öllum sviðum, eða jafnvel í umsóknalista og viðhengjum umsóknar - sjá Leitað og síað í listum í H3+
Að sía eftir stöðu starfsmanns, gildum, tímabilum eða öðrum takmörkunum - sjá Leitað og síað í listum í H3+
Að taka lista út í Excel.
Að birta ýmsar tölfræðilegar greiningar svo sem fjölda einkvæmra gilda, meðaltal, hæsta og lægsta gildi o.fl.
Að vinna með margar færslur í einu.

Á þessari síðu:

Fyrirvarar varðandi lista

Mikilvægt er að hafa í huga að þegar stór listi er opnaður eru aðeins 100 fyrstu færslurnar sóttar. Ef skoða þarf fleiri er smellt á textann sækja allar neðst í listanum. Þótt listinn sýni ekki allar færslur, þá virka leitaraðgerðir, síur og uppsetning lista einnig á þær færslur sem ekki sjást í listanum.

Einnig má benda á að ef listi er tómur þegar hann er opnaður gæti þurft að hreinsa burtu síu sem kannski er að fjarlægja öll gildi úr honum.

Að velja hvaða dálkar eru birtir og í hvaða röð

Þú getur valið hvaða dálka þú vilt sjá í listanum og hvaða dálka þú vilt ekki sjá með því að hægrismella á dálkaheiti í listanum. Þá birtist valgluggi. Hægra megin eru þeir dálkar sem þegar eru sýnilegir í listanum, í þeirri röð sem þeir eru birtir, en vinstra megin eru faldir dálkar.

Hægt er að velja dálk í hvorum listanum sem er og annað hvort ýta á ör til að færa milli lista eða draga yfir. Einnig má draga dálk upp eða niður í birtingaröðinni eða ýta á viðeigandi ör. Færa má fleiri en einn dálk í einu með því að halda niðri Ctrl hnappnum og smella á viðbótardálka eða ef dálkarnir eru í röð, smella á efsta dálkinn, halda niðri Shift hnappinum og smella á neðsta dálkinn, og draga svo allan hópinn í einu.

Smelltu á Áfram þegar dálkarnir eru orðnir eins og þú vilt hafa þá.

Einnig má færa dálk til í listanum án þess að opna valgluggann en þá er smellt á heiti dálksins og það dregið á réttan stað.

Að raða listanum eftir gildum í stökum dálkum

Þegar smellt er á heiti dálks í lista raðast gögnin í listanum eftir þeim dálki. Til dæmis er hægt að raða starfsmönnum eftir dálknum „Nafn“ hvort sem er í “réttri” eða “öfugri” stafrófsröð en þá birtist ör við heiti dálksins til að gefa röðunina til kynna. Fyrst þegar smellt er á heiti dálks raðast hann í „réttri“ röð, næst í „öfugri“, en þriðji smellur fjarlægir röðun.

Hægt er að raða gögnum í lista eftir fleiri en einum dálki með því að smella fyrst t.d. á heiti dálksins “Deild nr.”, halda svo niðri Shift takkanum og smella á heiti næsta dálks sem raða á eftir, t.d.“Nafn“.

Að frysta fremstu dálka

Hægt er að velja að einn eða fleiri dálkar fremst í lista séu alltaf sýnilegir þótt sé skrunað til hægri, þ.e.a.s. að staðsetning þeirra sé fryst. Þá er viðkomandi merki eða slá dregið aftur fyrir heiti dálkanna sem á að frysta. Ef enginn dálkur hefur þegar verið frystur þá má finna merkið lengst til vinstri í listanum.

Að flokka færslurnar í listanum í hópa

Ef þú vilt flokka gögnin þín eftir dálkum, t.d. til að sjá starfsmenn hópaða saman eftir starfsheiti, smellir þú á Ctrl og R. Þá birtist flokkunarsvæði fyrir ofan listann. Þú dregur þangað heiti dálksins sem þú vilt flokka eftir. Þá raðast listinn í flokka eftir viðkomandi dálki.

Þú getur valið fleiri dálka sem þú vilt raða listanum eftir með því að draga heiti þeirra dálka einnig yfir á flokkunarsvæðið. Ef þú vilt ekki lengur flokka gögnin eftir umræddum dálkum dregur þú þá aftur á sitt fyrra svæði á listanum.

Þú getur smellt aftur á Ctrl og R til að fela flokkunarsvæðið en það hefur ekki áhrif á flokkunina, þ.e. listinn verður áfram hópaður eftir stillingunum í flokkunarsvæðinu þó það hafi verið falið.

Að vista uppsetningu dálka og skipta yfir í vistaða uppsetningu

Fyrrgreindar uppsetningar á lista vistast ekki heldur verða horfnar næst þegar þú opnar sama listann – nema þú veljir að vista uppsetninguna. Þú getur vistað eins margar uppsetningar á lista og þú vilt. Þegar þú hefur búið til nýja uppsetningu sem þú vilt vista smellir þú á Vista nýja uppsetningu í nýja aðgerðaglugganum hægra megin við listann.

Hér hefur ofangreind uppsetning verið vistuð með heitinu „Eftir deildum“. Þú getur skipt aftur yfir í „Sjálfgefna uppsetningu“ með því að smella á það uppsetningarheiti.

Þegar þú smellir á örina við hlið uppsetningarheitis birtast aðrir möguleikar tengdir uppsetningum en notendur sjá mismarga möguleika miðað við réttindi sín.

Vista uppsetningu vistar þær breytingar sem gerðar hafa verið á valinni uppsetningu.
Vista nýja uppsetningu vistar uppsetninguna á listanum undir nýju nafni. Þessi uppsetning er aðeins aðgengileg þér.
Eyða uppsetningu eyðir valinni uppsetningu.
Setja sjálfgefna uppsetningu gerir valda uppsetningu sjálfgefna þannig að næst þegar þú opnar listann, opnast hann í þessari uppsetningu.
Gera uppsetningu sýnilega fyrir alla gerir öðrum notendum mögulegt að sjá og opna uppsetningu sem þú hefur vistað. Yfirleitt hafa aðeins notendur með mikil réttindi aðgang að þessum möguleika.

Að taka lista út í Excel

Til að taka lista út í Excel smellir þú á táknmyndina efst í vinstra horni listans. Einnig er hægt að ýta á Ctrl og 9 á lyklaborðinu eða hægrismella í listann og velja „Flytja út“. Þá er hægt að velja hvort listinn er opnaður í Excel eða vistaður án þess að vera opnaður.

Excel skjalið sem verður til birtir gögnin sem sýnileg eru í listanum skv. þeirri uppsetningu lista og síun á gögn sem valin hefur verið.

Að birta tölfræðilegar greiningar

Í H3 er hægt að gera ýmsar tölfræðilegar greiningar á gögnum í lista. Til að virkja tölfræðilega greiningu á listanum er hægrismellt á viðkomandi dálk og þar smellt á Greiningar. Eftirfarandi möguleikar eru þar í boði miðað við tegund upplýsinga í listanum:

Samtala
Meðaltal
Hæsta gildi
Lægsta gildi
Fjöldi
Einkvæm gildi (ef eitthvert gildi kemur fyrir tvisvar eða oftar er það aðeins talið einu sinni)

Greiningarnar eru aðeins gerðar á þeim gögnum sem eru í listanum og hafa t.d. ekki verið síaðar í burtu. Ef búið er að hópa gögnin saman í flokka birtast greiningatölurnar neðst í hverjum flokki. Athugið einnig að ef listinn er mjög stór eru aðeins fyrstu 100 stökin sótt í upphafi en neðst á skjánum er þá hlekkur til að sækja allar.

Að vinna með margar færslur í einu

Það getur flýtt mjög fyrir vinnu að geta unnið með margar línur í einu. Til að velja margar færslur t.d. til að beita aðgerð á margar færslur í einu, er smellt á færslu og Ctrl takkanum haldið niðri til að velja næstu færslu(r). Einnig er hægt að smella á færslu, halda niðri Shift takkanum og velja „neðstu“ færsluna sem þú ætlar að velja. Þá veljast allar færslur á því bili í listanum.

Til að gera línur virkar fyrir breytingu í lista t.d. þegar verið er að vinna með gögn í mörgum færslum og seinlegt að opna hverja færslu um sig er hægrismellt á listann og valið Línuval af/á, eða Ctrl og T. Þá er hægt að breyta gögnunum beint í listanum eins og í Excel skjali. Eins er hægt að að breyta gildum á mörgum færslum í einu með því að slá inn gildið fyrir eina af færslunum og smella á + táknið neðst í hægra horni á reitnum sem breytt var, halda niðri músartakkanum og draga gildin niður dálkinn. Þá afritast gildin á milli línanna. Athugið að ekki er hægt að vinna með alla dálka á þennan veg og verður þá að opna færsluna til að gera breytingarnar.

Þú getur einnig afritað gildi úr sama reit úr næstu línu fyrir ofan. Sem dæmi: Ef bendillinn er í reitnum Dags lokið, og þú vilt afrita inn í hann gildið úr næstu línu fyrir ofan, þá einfaldlega styður þú á Ctrl og D hnappana, og gildið úr línunni fyrir ofan mun samstundis afritast í reitinn sem bendillinn er staddur í.