4.3 Innlestur og skráningar

Þegar búið er að staðfesta fasta liði er hægt að fara í að lesa inn skrár úr tímaskráningarkerfi eða innlestrarskjölum. Einnig er hægt að handskrá beint inn á starfsmenn í Skrá tíma og laun.

Lesa skrá úr tímaskráningarkerfi

Lesa inn skrá úr tímaskráningarkerfi. Skráin ætti að hafa verið aðlöguð að H3 í fyrri skrefum innleiðingar þannig að hún á að vera tilbúin til innlestrar. Skráin er tekin út og vistuð inni á vélinni þar sem H3 er. Farið í Laun - Innlestur - Skráningar, veljið rétta útborgun, og að staðfesta innlesna liði, smella svo á punktana 3 og náið í skránna sem vistuð var og smella á Lesa skrá

Ef það koma villur í innlestri og skráin fer ekki inn þarf að skoða vel hvers konar villur er um að ræða. Það á að koma nokkuð greinargóð lýsing á villunum í meldingunni sem kemur og geta verið nokkrar ástæður fyrir því að skráin fer ekki inn. Það getur verið að kerfið sé að reyna að lesa inn kennitölu, launalið eða deild sem er ekki til í H3 eða á eftir að stofna og þarf þá að gera ráðstafanir með það áður en reynt er að lesa inn aftur. Það getur líka verið að ekki sé búið að breyta öllum launaliðum í tímaskráningarkerfinu til samræmis við H3 og þarf þá að laga það þeim megin.

H3 Innlestrarskjal

Lesa inn úr sérútbúnu excel-innlestrarskjali fyrir H3, sjá skjal hér Excel launaskráningarskjal smellið á örina niður efst í hægra horninu (Download)

og opnið svo skjalið, (sjá neðst í vinstra horninu) smellið á Enable Editing og Enable Content og síðan á Samþykkt

Gott er að vista skjalið á góðum stað þannig að það sé tiltækt þegar þarf að nota það í innlestur. Inn í þetta skjal er hægt að skrá færslur sem ekki koma úr tímaskráningarkerfi, það geta t.d. verið viðskiptakröfur, fæði, leiga, þátttökugjöld í viðburðum, sérstök álög, bónusar og ýmislegt fleira. Skjalið er með tveimur flipum Dálkaskráning og Línuskráning og þarf að velja hvor flipinn hentar til skráninga hverju sinni. Í hvert skipti sem skjalið er opnað þarf að smella á Samþykkt til að halda áfram. Hér er þá hægt að setja skráningar á mörgum launaliðum inn í sama skjal en það er líka hægt að vera með mörg skjöl og setja skráningu á einum launalið inn í hvert þeirra.

Dæmi 1: Skráning í flipann Línuskráning

Þegar búið er að skrá allt sem á að lesa inn í skjalið er gott að vista excel-skjalið, smella svo á Skrifa í yfirfærsluskrá, hér þarf þá að velja slóð og nafn á skránni, reiturinn Útgáfa af H-Laun á að vera H3, smella svo á Skrifa.

Þetta er svo lesið inn í H3 á sama hátt og skrá sem lesin er úr tímaskráningarkerfi, Laun - Innlestur - Skráningar sjá leiðbeiningar hér á undan.

Dæmi 2: Skráning í flipann Dálkaskráning

Skráningar í Skrá tíma og laun

Ef farið er í Skrá tíma og laun er hægt að skrá launaliði beint inn á starfsmenn. Hér er þá bæði hægt að skrá nafn eða kennitölu starfsmanns í leitina eða smella á viðkomandi starfsmann. Einnig er hægt að sía niður á deild, starfsheiti, verk eða það sem hentar hverju sinni, smella svo á fyrsta starfsmanninn og hefja skráningu með því að smella á plúsinn.

Velja launalið sem skráning á að fara á og setja inn einingafjölda. Ef þetta er launaliður sem sækir ekki einingaverð í launatöflu er það skráð í reitinn einingaverð. Dagsetningar og mánuður koma sjálfkrafa fyrir þann mánuð sem skráður er í útborgun. Ef tveir mánuðir eru skráðir á útborgun koma sjálfkrafa dagsetningar og mánuður fyrir fyrri mánuðinn sem skráður er. Hægt er að breyta dagsetningum og líka mánuði. Mánuðurinn verður þó alltaf að vera mánuður sem skráður er á útborgunina. Deildarnúmer kemur sjálfkrafa fyrir deild sem starfsmaður er skráður í. Ef einhver launaliður á að fara á aðra deild þá er hægt að breyta því hér. Þegar búið er að skrá inn á starfsmann er hægt að smella á Reikna í stikunni fyrir ofan og þá eru allar afleiddar færslur reiknaðar og hægt að sjá þær undir flipanum Reikningur.

Í skráningarmyndinni er líka hægt að gera breytingar á föstum liðum, hlutfölluðum liðum, gjöldum, lífeyrissjóði, stéttarfélagi og reiknihópum þannig að það þarf ekki að fara í starfsmannamyndina til að gera þær.

Hægt er að nýta flýtileiðir á milli skráningarmynda ef við erum stödd t.d. í einni af þessum þremur og viljum fara í næstu mynd án þess að þurfa að leita að viðkomandi starfsmanni aftur.

Til að fara í Skrá tíma og laun - Alt+5

Til að fara í Launamenn - Alt+1

Til að fara í Starfsmenn - Alt+2

Það eru síðan til fleiri flýtileiðir og er um að gera að kynna sér þær til að gera launavinnsluna skilvirkari.