SA - Innvinnsla og greiðsla orlofs

Á vef http://sa.is er farið yfir þær þrjár leiðir við útreikning og greiðslu orlofslauna og má sjá hér að neðan, upplýsingar teknar af vef sa.is -> Innvinnsla og greiðsla orlofs

Þrjár leiðir við útreikning og greiðslu orlofslauna

Orlofslögin bjóða upp á þrjár leiðir við útreikning og greiðslu orlofslauna.

Meginregla orlofslaga, sbr. 2. og 3. mgr. 7. gr. laganna , er að orlof sé umreiknað yfir í orlofsstundir (dagvinnutímaígildi) og greitt út við orlofstöku á því tímakaupi sem þá gildir.

Lögin heimila frávik frá þessari reglu, annars vegar að mánaðarkaupsmenn haldi launum sínum þegar þeir eru í orlofi og hins vegar að orlofslaun séu greidd inn á sérstaka orlofsreikninga.

Í framkvæmd er algengt að þessum leiðum sé blandað saman, þ.e. starfsmenn haldi föstum launum sínum í orlofi en orlof af breytilegum greiðslum sé greitt inn á orlofsreikning starfsmanns.

Hér neðar er gerð nánar grein fyrir þessum leiðum.

Orlof umreiknað í orlofsstundir

Ef orlof er umreiknað yfir í orlofsstundir / dagvinnutímaígildi, sbr. 2. og. 3. mgr. orlofslaga , gildir eftirfarandi:

Reikna þarf orlofslaun við hverja launaútborgun

Orlofslaun (orlofsprósenta starfsmanns) eru reiknuð af heildarlaunum. Deilt er með dagvinnutímakaupi starfsmanns upp í útreiknuð orlofslaun og þannig fundið út hverju þau svara í dagvinnutímum (dagvinnutímaígildi)

Áunnir orlofstímar eiga að koma fram á launaseðli, bæði vegna hvers greiðslutímabils sem og uppsafnað á orlofsárinu

Orlof reiknast ekki að orlofslaunum

Við greiðslu orlofslauna eru uppsafnaðir orlofstímar greiddir á því tímakaupi sem þá gildir.

Með þessum hætti eru orlofslaunin kauptryggð og reiknast því ekki vextir af þeim.

Dæmi:

Mánaðarlaun verkamanns eru kr. 412.351 og dagvinnutímakaup því 2.379 (412.351/ 173,33). Hann vinnur einnig yfirvinnu og heildarlaun hans eru kr. 515.125. Ef hann á lágmarksorlof er orlofsprósentan 10,17%. Orlofslaunin eru því kr. 52.388 (515.125 x 0,1017).

Nú er deilt með dagvinnutímakaupi hans upp í orlofslaunin og gefur það 22 dagvinnutímaígildi fyrir launatímabilið (52.388 / 2.379).

Þessa tíma (22) skal skrá sérstaklega á launaseðil ásamt uppsöfnuðum á viðkomandi greiðslutímabili.

Þegar orlofslaunin koma til greiðslu fær starfsmaður þau greidd sem margfeldi uppsafnaðra tíma og dagvinnutímakaups, eins og það er fyrsta dag orlofs hans.

Við gefum okkur að starfsmaðurinn hér að ofan hafi áunnið sér 225 orlofstíma eða dagvinnutímaígildi á síðasta orlofsári. Þegar hann fer í fríið sitt er tímakaup hans komið upp í kr. 2.450 (3% hækkun). Heildarorlofslaun hans eru því kr. 551.250 (2.450 x 225).

Orlofslaun greidd inn á orlofsreikning

Þegar orlof er greitt af launum starfsmanns inn á sérstakan orlofsreikning þá er annað hvort greitt af öllum launum starfsmanns inn á reikning eða einungis af breytilegum greiðslum, s.s. tilfallandi yfirvinnu og vaktaálagi.

Gildir þá eftirfarandi:

Einungis er heimilt er greiða orlofslaun inn á sérstaka orlofsreikninga í bönkum og sparisjóðum
Koma skal fram á launaseðli við hverja launaútborgun hver orlofslaun eru sem og uppsafnað á orlofsárinu
Orlofslaunin eru meðhöndluð eins og hver önnur laun m.t.t. staðgreiðslu launa og launatengdra gjalda
Fram skal koma á launaseðli að orlofslaun hafi verið greidd inn á orlofsreikning

Þegar orlofslaun hafa verið greidd inn á orlofsreikning hefur orlof verið að fullu greitt af hálfu vinnuveitanda. Orlofslaunin taka ávöxtun á orlofsreikningi og eru því ekki kauptryggð, ólíkt því þegar orlofstímum er safnað upp.

Starfsmaður heldur launum sínum í orlofi

Þegar starfsmenn eru á mánaðarlaunum er algengt að þeir haldi launum sínum í fríinu. Á það sérstaklega við um skrifstofufólk og sérfræðinga. Þá eru orlofslaun ekki reiknuð við hverja launaútborgun.
Orlofslaun
Þegar starfsmaður hefur unnið allt liðið orlofsár skapast engin vandamál við uppgjör orlofslauna. Starfsmaður heldur einfaldlega mánaðarlaunum sínum þegar hann er í orlofi.
Misræmi getur hins vegar skapast milli ávinnslu orlofsdaga skv. orlofslögum og orlofslauna þegar starfsmaður hefur einungis unnið hluta orlofsársins. Sú staða getur komið upp næsta orlofsár eftir að starfsmaður hefur störf, ef starfsmaður hefur tekið launalaust leyfi á liðnu orlofsári og við starfslok.
Þótt regla orlofslaga um ávinnslu orlofsdaga gildir í grunninn einnig um mánaðarkaupsmenn, þ.e. 2 orlofsdagar fyrir hvern mánuð í starfi m.v. 24 daga orlofsrétt, þá þarf að útfæra hana á réttan hátt svo mánaðarkaupsmaður fái orlofslaun sín að fullu greidd.
Við útreikning orlofslauna þarf að hafa í huga að starfsmaður þarf ekki að vinna alla 12 mánuði ársins til að eiga rétt á fullu orlofi. Útreikningur orlofs miðast við að starfsmaður ávinni sér fullt orlof þótt hann sé fjarverandi á orlofsárinu sem nemur orlofsrétti hans.
Þetta má skýra með samanburði á tveimur dæmum:
Dæmi 1:
Starfsmaður á 24 daga orlof. Hann ræður sig til nýs vinnuveitanda 1. maí og tekur fullt orlof (launalaust) á því orlofsári eða sem nemur 1,1 mánuði (24/21,67). Hann þarf því einungis að vinna 10,9 mánuði hjá nýjum vinnuveitanda til að eiga rétt á 24 greiddum orlofsdögum á næsta orlofsári.
Dæmi 2:
Starfsmaður á 24 daga orlof. Hann ræður sig til nýs vinnuveitanda 1. september og tekur ekkert orlof hjá nýja vinnuveitandanum á því orlofsári. Hann vinnur því 8 mánuði á orlofsárinu af þeim 10,9 sem hann hefði þurft að vinna til að fá fullt orlof. Hann á því rétt á 73% af fullu orlofi (8 / 10,9) eða 17,6 greidda daga á næsta orlofsári (24 x 73%).
Eins og sjá má á þessum dæmum verður að taka tillit til þess hversu margir launamánuðir eru hjá starfsmanni á liðnu orlofsári (mánuðir fyrir utan orlof).
Taflan hér að neðan sýnir hversu marga mánuði starfsmaður þarf að vinna á orlofsári til að eiga rétt að fullu orlofi:
Ef starfsmaður vinnur umfram það sem þarf til, vinnur t.d. alla 12 mánuði liðins orlofsárs, þá skapar það honum ekki rétt til viðbótarorlofs umfram kjarasamninga.

Starfslok
Þegar starfsmaður hættir störfum eru áunnin orlofslaun hans reiknuð út frá þeim dögum sem enn voru óteknir frá síðasta orlofsári og áunnum orlofsdögum frá byrjun nýs orlofsárs.

Við útreikning á orlofi er miðað við meðalfjölda virkra daga í mánuði sem eru 21,67 (260 virkir dagar (5 x 52) á 12 mánuðum).
Dæmi:
Mánaðarlaun starfsmanns eru kr. 550.000. Laun hans á dag eru því kr. 25.381 (550.000 / 21,67). Fjöldi ótekinna orlofsdaga er margfaldaður með daglaunum.

Starfslok - uppgjör yfirstandandi orlofsára
Við uppgjör á orlofi vegna yfirstandandi orlofsárs þarf að gæta að sömu sjónarmiðum og á fyrsta starfsári, þ.e. hversu margir launamánuðir eru á tímabilinu fyrir utan orlof. Má þá styðjast við töfluna hér að ofan.

Dæmi 1:
Starfsmaður á 24 daga orlof. Hann lætur af störfum 31. júlí og tók á tímabilinu 1. maí til 31. júlí ekkert orlof. Hann vann því þrjá mánuði af þeim 10,9 sem þarf að vinna fyrir fullt orlof. Orlofsdagar vegna þessa tímabils eru því 6,6 (3 / 10,9 x 24) og er sá dagafjöldi margfaldaður með daglaunum hans við orlofsuppgjör.
Dæmi 2:
Starfsmaður á 24 daga orlof. Hann lætur af störfum 31. júlí og tók á tímabilinu 1. maí til 31. júlí 5 vikna orlof. Hann vann því 1,85 mánuði af þeim 10,9 sem þarf að vinna fyrir fullt orlof. Orlofsdagar vegna þessa tímabils eru því 4 (1,85 / 10,9 x 24) og er sá dagafjöldi margfaldaður með daglaunum hans við orlofsuppgjör.

Erfitt getur verið að útskýra þessa leið við lokauppgjör launa og má því fara þá einföldu leið að reikna orlofslaun af þeim launum sem starfsmaður hefur fengið greidd frá 1. maí á yfirstandandi orlofsári án orlofslauna.

Dæmi 1:
Starfsmaður á 24 daga orlof og mánaðarlaun hans eru kr. 550.000. Hann lætur af störfum 31. júlí og tók á tímabilinu 1. maí til 31. júlí ekkert orlof. Laun hans á tímabilinu voru því kr. 1.650.000 og 10,17% orlofslaun af þeirri fjárhæð kr. 167.805 (samsvarar 6,6 daglaunum).
Dæmi 2:
Starfsmaður á 25 daga orlof. Hann lætur af störfum 31. júlí og tók á tímabilinu 1. maí til 31. júlí 5 vikna orlof. Laun hans í orlofi voru kr. 634.518 (daglaun kr. 25.381 x 25 orlofsdagar) og laun hans án orlofs því kr. 1.015.482 (1.650.000 – 634.518). Orlofslaun af þeirri fjárhæð eru kr. 103.275 (samsvarar 4 daglaunum).

Breyting á starfshlutfalli milli orlofsára
Ef breyting hefur orðið á starfshlutfalli starfsmanns milli orlofsára, með tilsvarandi launabreytingum, verður að taka tillit til þess við greiðslu orlofslauna. Hafi starfsmaður t.d. verið í hlutastarfi á liðnu orlofsári og fer í fullt starf í upphafi nýs orlofsárs þá miðast orlofslaun hans við orlofstöku á nýju orlofsári við launin í hlutastarfinu.

Orlofslaun af breytilegum greiðslum
Ef starfsmaður hefur t.d. unnið tilfallandi yfirvinnu á orlofsárinu eru orlofslaun af þeirri vinnu að öllu jöfnu greidd inn á orlofsreikning viðkomandi starfsmanns. Ef einungis er um óverulegar fjárhæðir að ræða getur verið einfaldast að greiða orlofslaun af yfirvinnu samhliða launagreiðslum.