5. Afstemming útborgunar

Afstemmingar eru mikilvægur partur af launavinnslunni og það að gefa sér tíma til að renna yfir þær getur komið í veg fyrir villur og tímafrekar leiðréttingar í næstu útborgunum. 

Hér komum við með hugmyndir að afstemmingum sem við teljum að geti komið sér vel í launavinnslu.

Möguleikarnir eru þó fleiri og um að gera að skoða allt sem er í boði og getur hentað launavinnslu viðkomandi fyrirtækis. 

Áður en farið er í afstemmingar þarf að endurreikna launin, gert í Laun – Endurreikna. 

Listar undir Laun – Afstemming - Fyrirspurnir 

• Afstemmingarlisti launa 

• Athuga líf.sjóði, stéttarfélög 

• Hlutfall frádráttar 

• Laun leyfi/hættur 

• Launaliðir í útborgun 

• Með laun, ekki skattkort 

• Vantar bankaupplýsingar 

Listar undir Laun – Afstemming – Skýrslur 

• Fyrirtækjalisti 

• Launaliðir 

• Samanburður á föstum liðum 

• Bókhald - Afstemmingarlisti 

Listar í OLAP teningum 

• Samanburður á milli mánaða 

• Afstemming lífeyrissjóðs

• Afstemming tryggingagjalds

Afstemmingarlisti launa 

Farið í Laun – Afstemming – Fyrirspurnir – Afstemmingarlisti launa, velja forsendur og smella á Opna lista 

Hér fáum við starfsmannalista flokkaðan eftir tegund vinnu. Hægt er að flokka hvern dálk frá lægsta gildi til hæsta með því að smella á bláa reitinn í dálkinum og með því að smella aftur frá hæsta gildi til lægsta gildis. 

Ef eitthvað er óeðlilegt er hægt að smella á viðkomandi starfsmann og þá förum við beint í skráningu launa og getum lagfært. Einnig er hægt að fá upp fellilista fyrir dálkinn með því að fara með bendilinn á dálkinn og velja og einangra þar. 

Mjög gott er að skoða vel dálkinn Útborguð laun og raða frá hæsta til lægsta, ef lægsta gildið er í mínus þarf að skoða það og lagfæra áður en útborgun er uppfærð. Hægt að skoða líka hvort hæsta gildi er óeðlilega hátt.  

Röðunin á listanum er eftir kennitölu.  

Open

Með því að smella á bláu línuna, “Útborguð laun” er hægt að raða listanum frá lægsta til hæsta. Í þessu dæmi sjáum við að útborguð laun hjá einum starfsmanni eru í mínus og þá getum við smellt á línuna fyrir viðkomandi starfsmann og förum beint í skráningu og getum gert lagfæringar þar. 

Open

Athuga lífeyrissjóði og stéttarfélög 

Farið í Laun – Afstemming – Fyrirspurnir – Athuga líf.sjóði, stéttarfélög, velja forsendur og smella á Opna lista 

Hér kemur upp listi yfir alla þá starfsmenn sem eru ekki að greiða í lífeyrissjóð eða stéttarfélag.

Það getur átt sér eðlilegar skýringar, t.d. vegna aldurs en það getur líka verið að gleymst hafi að skrá þessar upplýsingar, t.d. hjá nýjum starfsmönnum og þá er hægt að gera lagfæringu áður en laun eru uppfærð. 

Hér sjáum við 2 starfsmenn þar sem annar er ekki kominn með aldur til að greiða í lífeyrissjóð og hinn er orðinn 70 og á því ekki að greiða lengur í lífeyrissjóð þannig að það er eðlilegt.

Þarna kemur svo starfsmaður inn í listann með engan lífeyrissjóð, er 59 ára og ætti því að greiða í lífeyrissjóð.

Ef smellt er á starfsmanninn er farið í skrá tíma og laun og þar er hægt að gera lagfæringar á lífeyrissjóði í flipanum fyrir Lífeyrissjóð. 

Hlutfall frádráttar 

Farið í Laun – Afstemming – Fyrirspurnir – Hlutfall frádráttar, velja forsendur og smella á Opna lista 

Sjálfgefið í hlutfall frádráttar kemur 75% sem er það hlutfall sem launagreiðandi má halda eftir af opinberum gjöldum. 

Inn í listann eru þá að koma þeir sem eru með hærri frádrátt en 75% af heildarlaunum og þá er hægt að skoða þessa starfsmenn betur og gera leiðréttingar ef við á. 

Laun leyfi/hættur 

Farið í Laun – Afstemming – Fyrirspurnir – Laun leyfi/hættur, velja forsendur og smella á Opna lista 

Hér kemur listi yfir alla þá starfsmenn sem eru að fá einhver laun en eru merktir Hættur eða Í leyfi.

Það getur átt sér eðlilegar skýringar, t.d. starfsmenn á uppsagnarfresti sem búið er að merkja hætta eða starfsmaður sem er að fá laun fyrir hluta mánaðar.

Hægt er að smella á viðkomandi starfsmenn og þá förum við beint í skráningu launa og getum skoðað færslur og lagfært ef við á. 

Launaliðir í útborgun 

Farið í Laun – Afstemming – Fyrirspurnir – Launaliðir í útborgun, velja forsendur og smella á Opna lista 

Hér kemur listi yfir alla launaliði í útborguninni og þá er hægt að fara og velja launalið, t.d. 101 Mánaðarlaun – smella á Einingar og raða frá lægsta til hæsta, skoða hvort þessi gildi eru eðlileg.

Þarna er þá hægt að sjá ef einhver er með óeðlilega lága einingu eða einhver fer yfir 1 í einingu. Þetta er þá líka hægt að gera fyrir aðra launaliði og skoða á svipaðan hátt.

Einnig er hægt að raða einingaverði frá lægsta til hæsta gildis á sama hátt og svo er hægt að einangra niður á deildir. 

Hægt er að smella á viðkomandi starfsmenn og þá förum við beint í skráningu launa og getum skoðað færslur og lagfært ef við á. 

Með laun, ekki skattkort  

Farið í Laun – Afstemming – Fyrirspurnir – Með laun, ekki skattkort, velja forsendur og smella á Opna lista. 

Hér er listi yfir alla sem eru að fá einhver laun í útborguninni en eru ekki með skattkort skráð. Það getur átt sér eðlilegar skýringar en t.d. er hægt að nota þetta til að ýta á eftir nýjum starfsmönnum að skila inn skattkorti ef þeir vilja nýta sér það.

Hægt að einangra eftir flipanum Síðast ráðinn. Eins og í öðrum afstemmingum er hægt að velja starfsmann og smella á og þá er farið beint í skráningu launa.  

Vantar bankaupplýsingar  

Farið í Laun – Afstemming – Fyrirspurnir – Vantar bankaupplýsingar, velja forsendur og smella á Opna lista 

Hér er listi yfir alla sem eru að fá laun í útborguninni og eru ekki með skráðan bankareikning.

Einnig koma hér þeir starfsmenn sem reiknast með orlof sem á að fara inn á orlofsreikning en eru ekki með slíkan reikning skráðan á sig. Þessar upplýsingar þurfa að vera komnar áður en uppfært er. 

Hægt að smella á starfsmann og gera viðeigandi breytingar. 

Fyrirtækjalisti  

Farið í Laun – Afstemming – Skýrslur – Fyrirtækjalisti, velja forsendur og smella á Skoða á skjá 

Hér er listi yfir alla launaliði sem eru í útborguninni, skráðir og reiknaðir. Ef verið er að vinna með 2 mánuði í útborgun, fyrirframgreidda og eftirágreidda þá er líka hægt að velja Sundurliða á mánuð í forsendum og setja Já þar.

Í listanum er svo hægt að tvísmella á þá launaliði sem þarf að skoða og fá þannig sundurliðun á launaliðnum.  

Gott að renna yfir þennan lista, t.d. með tilliti til hvort það vantar einhvern launalið inn í listann sem ætti að vera eða hvort einhver liður er með óeðlilega hátt eða lágt gildi.

Einnig getur verið gott að renna yfir persónuafsláttinn og skoða hvort einhver er að nýta meira en mánaðarlegan persónuafslátt og hvort það sé þá eðlilegt.  

Launaliðir  

Farið í Laun – Afstemming – Skýrslur – Launaliðir, velja forsendur og smella á Skoða á skjá 

Hér er hægt að velja deildir eða ákveðna launaliði og hvort þeir eigi að dragast saman eða ekki. Ef enginn launaliður er valinn færðu alla launaliði upp, raðað eftir númeri á launaliðunum. 

Listinn er sundurliðaður niður á starfsmenn og sýnir tíma/einingar og samtals fjárhæð. 

Samanburður á föstum liðum  

Farið í Laun – Afstemming – Skýrslur – Samanburður á föstum liðum, velja forsendur og smella á Skoða á skjá 

Hér kemur listi þar sem hægt er að sjá samanburð á því sem skráð er í fasta liði og skráningu í útborguninni. Athugasemdir koma ef það vantar skráningu eða það er mismunur á gildinu sem er í föstum liðum og því sem er skráð. 

Ef einingum hefur verið breytt í skráningu kemur fram mismunur í þessum lista. Það getur átt sér eðlilegar skýringar. Einnig koma á listann þeir sem eru hættir en eru skráðir með föst laun. 

Bókhald - Afstemmingarlisti  

Farið í Laun – Afstemming – Skýrslur – Bókhald - Afstemmingarlisti, velja forsendur og smella á Skoða á skjá 

Hér er hægt að sjá færslur sundurliðaðar skv. uppsetningu bókhalds. Hér er einnig gott að bera saman fjárhæðina sem kemur í Ógreidd laun, við Útborguð laun í fyrirtækjalista. 

Afstemmingar í OLAP teningum 

Í OLAP teningum er hægt að setja upp ýmsar skýrslur sem geta nýst vel í afstemmingum launa og hægt er að aðlaga þær að þörfum notenda.  

Samanburðarskýrslur í OLAP  

Samanburðarskýrslur milli mánaða geta nýst vel í launaafstemmingum. Hér eru ótal möguleikar í uppsetningum. 

• Samanburður á launaliðum brotið niður á starfsmenn (Upphæðir eða einingar) 

• Samanburður á deildum milli mánaða, brotið niður á launaliði. 

• Afstemming lífeyrissjóðs

• Afstemming tryggingagjalds

Hafið samband við launaráðgjafa H3 ef þið hafið áhuga á að nýta ykkur afstemmingaskýrslur í OLAP teningum og fáið aðstoð við að setja upp skýrslur sem henta ykkar þörfum.