Þegar skjal, s.s. ráðningasamningur, samgöngusamningur eða annað sem þarfnast undirritunar hefur verið útbúið og vistað á pdf formi er það tilbúið til rafrænnar undirritunar.
Þú hefur þann valkost að hlaða inn skjali til undirritunar beint af www.signet.is en með því að senda í undirritun úr H3 hefur þú kost á:
- Að vista skjalið beint ofan í skjalaskáp starfsmanns eða umsækjanda
- Að senda skjalið með tölvupósti sem er sérsniðinn fyrir þitt fyrirtæki
Rafræn undirritun er aðgengileg í H3 Laun, H3 Stjórnun og H3 Ráðningar undir Signet merkinu:
Senda skjal í rafræna undirritun úr H3
| - Opnaðu listann Stjórnun > Mannauður, Ráðningar > Umsóknir eða Laun > Launamenn/Starfsmenn
- Veldu viðkomandi starfsmann/umsækjanda úr starfsmanna/umsóknalistanum
- Smelltu á Signet hnappinn - þá opnast glugginn Senda gögn í rafræna undirskrift með upplýsingum um viðkomandi starfsmann/umsækjanda
- Dragðu samninginn yfir gluggann eða sæktu skjalið með því að smella á möppuhnappinn í reitnum Skrá. Þegar smellt er á möppunahnappinn til að velja skjal birtast eingöngu þær skrár sem eru á pdf formi.
Því næst er tölvupóstsniðmát valið úr fellilista og þegar það hefur verið valið kemur sjálfkrafa sú tegund skjals sem hefur verið hengd á tölvupóstsniðmátið í reitinn Tegund skjals.ATH. Til þess að ákvarða hvaða tegundir skjala birtist þarf að haka við tegundirnar í H3 Windows clientinum, í Mannauður > Forsniðin skjöl > Tegund skjals. - Skrá Heiti skjals
- Yfirfara hvort nafn starfsmanns/umsækjanda, kennitala og netfang sé rétt. Netfang er sótt í reitinn vinnunetfang í h3. Ef einstaklingur er einnig með skráð persónulegt netfang er hægt að velja það úr fellilista, auk þess sem hægt er að skrifa netfang í reitinn ef þörf er á.
- Tímarammi undirritunar sýnir tímabilið sem skjalið á að vera aðgenglegt í Signet. Reiturinn Dags. frá birtir sjálfkrafa daginn í dag og dags. til og með birtir sjálfgefið dagsetningu sem er fimm dögum síðar. Dagsetningunum má breyta að vild en vegna virkni á Signet yfirliti verða dagsetningar þó alltaf að vera fylltar út.
- Hægt er stilla hversu oft og í hversu langan tíma áminningar um að skjal bíði undirritunar eru sendar. Við mælum með að hafa samband við H3 ráðgjafa varðandi aðstoð við það.
- Veldu einn eða fleiri sem undirrita eiga skjalið fyrir hönd fyrirtækisins.
- Til að geta undirritað verður viðkomandi að hafa rafræn skilríki frá Auðkenni, t.d. í símanum sínum.
- Hægt er að skrá inn texta og haka við að hann eigi að birtast fyrir ofan undirskrift stjórnanda, sbr. Undirritað f. h. xxxx
- Því næst er smellt á Senda og loka eða Senda og velja annað skjal, ef senda á fleiri en eitt skjal á sama aðila, og þá er skjalið komið í undirritunarferli.
|
